Datenschutzerklärung für die ZwApp

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer App „ZwApp“ (nachfolgend „die App“ genannt). 

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung dieser App ist:

AIDA ORGA GmbH
Otto-Lilienthal-Straße 36
71034 Böblingen
07031 304600
E-Mail: info@aida-orga.de

Wenn Sie uns über die angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Art der Verarbeitung Ihrer Daten richtet sich nach dem Typ Ihrer Anfrage: Bei Anfragen zu einem bestehenden Vertrag löschen wir die Daten nach Ablauf des Vertrages. In anderen Fällen erfolgt die Löschung, sobald wir die Daten nicht mehr benötigen. Sollten gesetzliche Vorschriften eine Aufbewahrung der Daten erfordern, beschränken wir die Verarbeitung entsprechend.

Wichtige Trennung der Verantwortlichkeiten (Betriebsdaten):
Die jeweiligen Server dieser App werden von den jeweiligen Kunden (dem Unternehmen) selbst gehostet. Das bedeutet, die sensiblen Betriebsdaten, insbesondere die erfassten Zeiten und Aufträge der Mitarbeiter, werden ausschließlich in deren eigenen, vom Kunden kontrollierten Umgebung gespeichert. Wir, die AIDA ORGA GmbH, greifen auf diese operativen Nutzerdaten nicht zu und können dies auch nicht.

Sollten Sie Fragen oder andere Anliegen zum datenschutzrechtlichen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie diese an uns übermitteln oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Ioannis Dimas (ETES GmbH, Stuttgart) Datenschutzbeauftragter E-Mail: datenschutz@aida-orga.de

Die App dient dazu, Mitarbeitern eine einfache, mobile Erfassung von Arbeitszeiten und Aufträgen (Funktionalität vergleichbar mit dem Konzept des AIDA-Systems) zu ermöglichen.

Datenkategorien: Im Rahmen der Nutzung können folgende Arten von Daten durch die AIDA ORGA GmbH verarbeitet werden:
- Analyse-Daten: Anonymisierte Nutzungs- und Fehlerstatistiken.
- Nutzer-Feedback: Feedback zur App in Form von Text und Screenshots.

Im folgenden finden Sie Details zur Datenverarbeitung nach Funktionsmerkmal.

4.1 Analyse- und Nutzungsdaten (PostHog)
Bei den durch die App erhobenen Analyse- und Nutzungsdaten handelt es sich grundsätzlich nicht um personenbezogene Daten. Hinzu kommt, dass wir technisch nicht in der Lage sind, die Fehlermeldungen mit Nutzern zu verknüpfen. Dadurch erhalten sie im Analyseprozess keinen Personenbezug. Daher betrachten wir die Daten als anonym und sie fallen nicht unter die DSGVO.

4.2 Nutzer-Feedback über GitLab (Inklusive visueller Inhalte) Zweck:
Sammlung von Meinungen, Verbesserungsvorschlägen, technischen Rückmeldungen und der Identifikation potenzieller Fehlerquellen für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Produkts durch AIDA Orga.

Verarbeitung und Datenkategorien:
Die Übermittlung erfolgt über die Integration mit der Plattform GitLab. Das Feedback kann zwei Formen annehmen: Text-Feedback (freie Eingabe) oder visuelle Inhalte (Screenshots). Der Nutzer hat dabei die Möglichkeit, Screenshots zu machen und diese aktiv zu bearbeiten.

Anonymisierung:
Wir betonen ausdrücklich, dass unser Ziel bei der Verarbeitung von Feedback darin besteht, technische Probleme und Verbesserungspotenziale zu identifizieren – nicht, Personen zu identifizieren. Die Übermittlung erfolgt daher nur mit der klaren Annahme, dass das gesendete Feedback anonymisiert ist.

Bearbeitungsverpflichtung des Nutzers:
Es obliegt dem Nutzer, sicherzustellen, dass alle Screenshots und Bilder vor der Übermittlung manuell überprüft wurden und keine personenbezogenen oder identifizierbaren Daten (wie Namen, vollständige Adressen, Kundennummern etc.) sichtbar bleiben. Wir verarbeiten das Feedback nur in dem Umfang, in welchem es uns übermittelt wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung):
Die Abgabe eines Feedbacks ist freiwillig. Der Nutzer trifft durch die aktivierte Funktion und das Absenden von Feedback eine klare, konkludente Handlungserklärung, mit der er seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner Daten für den genannten Zweck erteilt.

5.1 Datensicherheit
Zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung setzen wir gemäß Art. 32 DSGVO technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Zu diesen Maßnahmen zählen die Verschlüsselung von Datenübertragungen, die Kontrolle des Zugriffs auf Ihre Daten und die Sicherstellung der Verfügbarkeit Ihrer Daten. Wir überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und aktualisieren sie, um sicherzustellen, dass sie dem neuesten Stand der Technik entsprechen.

5.2 Datenübermittlung an Auftragsverarbeiter und Dritte
Wir geben Ihre Daten nur dann an andere Unternehmen oder Personen, wie beispielsweise Webhoster, Zahlungsdienstleister oder Auftragsverarbeiter, weiter, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder unserer berechtigten Interessen, Ihre Daten an Dritte weitergeben. In solchen Fällen gewährleisten wir, dass die Weitergabe nur erfolgt, wenn sich die Dritten an die geltenden Datenschutzbestimmungen halten. Bei der Einsetzung von Auftragsverarbeitern schließen wir mit diesen Verträgen, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

5.3 Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur unter den folgenden Bedingungen:

- Wenn es zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist.
- Sie eine Einwilligung erteilt haben.
- Eine rechtliche Verpflichtung besteht.
- Berechtigte Interessen vorliegen.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass die empfangenden Länder ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Dies kann beispielsweise durch folgende Maßnahmen geschehen:

- Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission: Die EU-Kommission hat bestimmte Drittländer als angemessen im Hinblick auf das Datenschutzniveau eingestuft.
- Data Privacy Framework: Für die Übermittlung von Daten in die USA dient das Data Privacy Framework als Grundlage und sichert ein angemessenes Datenschutzniveau für beteiligte Unternehmen.
- Weitere Garantien: Wir können auch auf andere geeignete Mechanismen wie EU-Standardvertragsklauseln, genehmigte Verhaltensregelungen oder Zertifizierungsprozesse zurückgreifen.

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Ihre Daten auch bei internationaler Übermittlung in höchstem Maße geschützt sind.

Als Eigentümer Ihrer Daten haben Sie verschiedene Rechte, die Sie jederzeit geltend machen können. Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktinformationen im Abschnitt 3 aufgeführt sind. Bitte beachten Sie an dieser Stelle auch, dass Sie die gleichen Rechte gegenüber Ihrem Arbeitgeber haben. Bei bestimmten Verarbeitungsdaten, die wie oben beschrieben bei Ihrem Arbeitgeber gespeichert sind, müssen Sie sich entsprechend an diesen wenden.

6.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Als betroffene Person haben Sie das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

6.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sollten wir personenbezogene Daten von Ihnen speichern oder verarbeiten, die inkorrekt sind, haben Sie das Recht, Berichtigung zu verlangen.

6.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
Als betroffene Person haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:

- Die Daten sind für die ursprünglichen Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich.
- Sie haben Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zurückgezogen.
- Sie haben Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt.
- Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
- Die Löschung der Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Als betroffene Person haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

- Sie bestreiten die Richtigkeit der Daten.
- Die Verarbeitung ist unrechtmäßig erfolgt.
- Wir benötigen die Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung, wir benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt.

6.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Als betroffene Person haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder diese Daten auf diese Art an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.

6.6 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, jederzeit widersprechen. In diesem Fall müssen Sie die Gründe angeben, die gegen die Verarbeitung Ihrer Daten sprechen, es sei denn, es handelt sich um Direktwerbung. In diesem Fall müssen Sie keine Gründe angeben. Um Ihren Widerspruch geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@aida-orga.de

6.7 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

LfDI Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

oder

Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

6.8 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies beeinträchtigt die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bisher erfolgten Verarbeitung jedoch nicht. Um Ihre Einwilligung zurückzuziehen, wenden Sie sich bitte an: datenschutz@aida-orga.de

6.9 Automatisierte Entscheidungsfindung und Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Es besteht weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch eine Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen.