Haushaltsplanung 2027: Welche Digitalisierungsinvestitionen Kommunen wirklich entlasten

Im Herbst werden in vielen Kommunen die Haushaltsplanungen für das kommende Jahr konkret. Die Ausgangslage bleibt angespannt.

Nach Angaben des Statistischen Bundesamts verzeichneten die Kommunen im ersten Halbjahr 2026 ein Finanzierungsdefizit von 20,1 Milliarden Euro. Gleichzeitig bleibt der Investitionsbedarf hoch. Das KfW-Kommunalpanel 2026 beziffert den wahrgenommenen Investitionsrückstand auf 231,2 Milliarden Euro.

Die aktuelle Steuerschätzung vom Oktober 2026 rechnet für 2027 zwar mit höheren kommunalen Steuereinnahmen. Eine grundlegende Entspannung der Finanzlage ist damit jedoch nicht verbunden.

Gleichzeitig müssen Kommunen ihre Verwaltungen weiterentwickeln. Aufgaben verschwinden nicht, nur weil Stellen schwerer zu besetzen oder Haushaltsmittel knapper werden. Vielmehr steigt der Druck, vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen und wiederkehrende administrative Arbeit zu reduzieren. Digitalisierung kann dabei einen wichtigen Beitrag leisten. Allerdings nicht automatisch.

Unter knappen finanziellen und personellen Bedingungen ist nicht möglichst viel Digitalisierung gefragt, sondern die Richtige. Eine Investition soll über Legislaturperioden hinaus tragen. Das gelingt, wenn sie wiederkehrenden Aufwand reduziert, vorhandene Daten und Strukturen nutzt, im Betrieb beherrschbar bleibt und der Kommune auch künftig Handlungsspielraum lässt. Gerade bei der Haushaltsplanung lohnt sich deshalb ein genauer Blick darauf, welche Digitalisierungsprojekte tatsächlich dauerhaft entlasten.

Ein Papierformular durch ein digitales Formular zu ersetzen, ist noch keine grundlegende Prozessverbesserung.

Wenn die erfassten Informationen anschließend manuell in ein anderes System übertragen werden müssen, bleibt ein Teil des bisherigen Aufwands bestehen. Möglicherweise entsteht sogar zusätzliche Arbeit, weil nun digitale und bestehende Prozesse parallel gepflegt werden müssen.

Ähnliches gilt für viele Verwaltungsbereiche. Ein neuer digitaler Prozess kann einzelne Arbeitsschritte vereinfachen und gleichzeitig an anderer Stelle neue Abstimmungen, Schnittstellen oder Kontrollen erforderlich machen.

Deshalb sollte vor einer Investition nicht allein gefragt werden, was die neue Lösung kann. Wirklich relevant ist zu wissen, welche Arbeit wird dadurch im gesamten Prozess tatsächlich einfacher oder entfällt vollständig.

Diese Perspektive verändert die Bewertung von Digitalisierung. Nicht die Anzahl neuer Funktionen steht im Mittelpunkt, sondern die Wirkung auf den Verwaltungsalltag.

Eine gute Investitionsentscheidung beginnt nicht mit einem Produktvergleich. Sie beginnt mit einer möglichst klaren Vorstellung davon, welches organisatorische Problem gelöst werden soll. Fünf Fragen können dabei helfen, Digitalisierungsvorhaben aus Sicht von Verwaltung, IT und Haushalt gemeinsam zu bewerten.

1. Welche Arbeit soll tatsächlich entfallen?

Besonders interessant für Digitalisierung sind Prozesse, die häufig auftreten und regelmäßig administrative Kapazität binden. Dazu gehören beispielsweise Anträge, Genehmigungen, Arbeitszeitkorrekturen, Abwesenheiten, wiederkehrende Dokumentationen oder die Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Bereichen.

Bei der Bewertung sollte deshalb nicht nur betrachtet werden, wie schnell ein einzelner Vorgang bearbeitet werden kann.

Wichtiger sind Fragen wie:

Wie häufig tritt der Vorgang auf?
Wie viele Mitarbeitende sind daran beteiligt?
Wo entstehen Rückfragen?
Welche Angaben werden mehrfach erfasst?
Wo müssen Daten kontrolliert oder korrigiert werden?

Schon kleine Vereinfachungen können bei regelmäßig wiederkehrenden Abläufen über Monate und Jahre einen erheblichen Unterschied machen. Dabei bedeutet Effizienz nicht zwangsläufig, dass unmittelbar Haushaltsmittel eingespart werden. Gerade in Zeiten knapper Personalressourcen kann der entscheidende Nutzen darin liegen, vorhandene Kapazitäten und Potenziale für andere Aufgaben freizusetzen.

2. Was passiert mit den Daten danach?

Digitale Prozesse erzeugen Daten. Entscheidend ist, ob diese Informationen anschließend weiterverwendet werden können. Müssen bereits erfasste Daten in einem anderen Fachbereich erneut eingegeben werden, entstehen Medienbrüche und zusätzliche Fehlerquellen. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Anwendungen dieselben Informationen benötigen.

Deshalb sollten Kommunen frühzeitig prüfen, welche bestehenden Systeme von einem neuen Prozess betroffen sind und welche Daten zwischen ihnen ausgetauscht werden müssen. Eine gute Digitalisierungslösung betrachtet nicht nur den einzelnen Arbeitsschritt, sondern auch die Prozesse davor und danach. Der Grundsatz ist einfach. Daten sollten möglichst dort erfasst werden, wo sie entstehen, und anschließend für weitere berechtigte Prozesse nutzbar sein.

Damit wird Integrationsfähigkeit zu einem wichtigen Wirtschaftlichkeitsfaktor.

3. Welcher Aufwand entsteht über die gesamte Nutzungsdauer?

Bei Investitionsentscheidungen sind Anschaffungskosten sichtbar und vergleichbar. Der langfristige Aufwand ist deutlich schwieriger zu bewerten. Neben der eigentlichen Einführung können beispielsweise Aufwendungen entstehen für Schulungen, Datenübernahmen, Schnittstellen, Betrieb, Administration, Wartung, Updates, Anpassungen oder Support.

Auch interne Ressourcen gehören dazu.
Wer betreut das System?
Wie häufig müssen Stammdaten gepflegt werden?
Welche Aufgaben verbleiben bei der Verwaltung oder IT?
Wie aufwendig werden spätere Anpassungen?

Gerade kleinere und mittlere Kommunen verfügen häufig nicht über große IT- oder Digitalisierungsteams. Eine Lösung kann fachlich leistungsfähig sein und trotzdem dauerhaft zu viel interne Betreuung erfordern. Deshalb gehört zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung immer auch die Frage, ob der laufende Aufwand für die Organisation langfristig beherrschbar ist.

4. Welche vorhandenen Strukturen können weiter genutzt werden?

Digitalisierung beginnt selten bei Null. Kommunen verfügen bereits über Fachverfahren, Datenbestände, technische Infrastruktur, Erfassungsgeräte, Identifikationsmedien und etablierte Verwaltungsprozesse.

Eine neue Lösung muss deshalb nicht automatisch dazu führen, dass bestehende Investitionen ersetzt werden. Wo es fachlich und technisch sinnvoll ist, kann die Weiternutzung vorhandener Strukturen den Einführungsaufwand reduzieren und zusätzliche Investitionen vermeiden. Genau hier beginnt Investitionsschutz.

Investitionsschutz bedeutet, Bestehendes zu validieren und Digitalisierung so aufzubauen, dass neue Anforderungen nicht jedes Mal einen kompletten Neuanfang erfordern. Dazu gehört auch, neue Lösungen schrittweise erweitern und an veränderte organisatorische Anforderungen anpassen zu können.

5. Lässt sich die Investition langfristig weiterentwickeln?

Kommunale Anforderungen verändern sich. Neue gesetzliche Vorgaben entstehen, Aufgabenbereiche verändern sich, weitere Standorte kommen hinzu oder Verwaltungsprozesse werden neu organisiert.

Eine Lösung, die heute einen konkreten Prozess abbildet, sollte deshalb nicht nur für den aktuellen Zustand bewertet werden. Relevant sind auch Fragen nach Erweiterbarkeit, Schnittstellen, Skalierbarkeit, Wartbarkeit und Weiterentwicklung. Ebenso wichtig sind Datenschutz, IT-Sicherheit und die Frage, ob der Betrieb langfristig zuverlässig gewährleistet werden kann.

Dabei geht es nicht darum, jede denkbare zukünftige Entwicklung bereits heute vorherzusagen. Vielmehr muss eine Investition Veränderungen grundsätzlich mittragen können.

Der Begriff Investitionsschutz wird bei Digitalisierung häufig technisch verwendet. Für Kommunen ist er jedoch vor allem eine wirtschaftliche und organisatorische Frage. Investitionen sind dann besonders tragfähig, wenn neue Anforderungen nicht regelmäßig zu vollständigen Systemwechseln oder umfangreichen Neuinvestitionen führen.

Das kann beispielsweise bedeuten, vorhandene Datenquellen weiterzuverwenden, bestehende Infrastruktur einzubinden oder zusätzliche Funktionen schrittweise zu ergänzen.

Gleichzeitig darf Investitionsschutz nicht bedeuten, bestehende Prozesse nur deshalb unverändert fortzuführen, weil bereits Geld in sie investiert wurde. Auch gewachsene Strukturen müssen hinterfragt werden, wenn sie dauerhaft unnötigen Aufwand verursachen.

Es geht deshalb um eine Balance.
Was funktioniert bereits gut und sollte erhalten bleiben?
Wo entstehen heute unnötige Arbeitsschritte?
Welche neuen Anforderungen lassen sich sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren?

Diese Fragen helfen dabei, Digitalisierung als langfristige Entwicklung der Verwaltungsorganisation zu betrachten.

Die Entscheidungslogik wird besonders deutlich, wenn sie auf konkrete Verwaltungsprozesse angewendet wird. Nachfolgend ein paar Beispiele.

Ein Urlaubsantrag kann digital gestellt und genehmigt werden. Für die Bewertung der Investition reicht das jedoch nicht aus. Relevant ist, was anschließend passiert.

Wird die genehmigte Abwesenheit automatisch in den relevanten Zeitdaten berücksichtigt?
Stehen die Informationen dort zur Verfügung, wo Personalplanung oder weitere Verwaltungsprozesse darauf zugreifen müssen?
Oder werden Daten anschließend noch einmal übertragen und kontrolliert?

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht durch das digitale Formular allein. Er entsteht durch einen möglichst durchgängigen Prozess.

Bei Bauhöfen und anderen mobilen kommunalen Bereichen entstehen viele Informationen außerhalb des Rathauses. Arbeitszeiten, Tätigkeiten, Aufträge, Fahrzeuge oder Kostenstellen können für Verwaltung, Auswertungen und interne Abrechnung relevant sein.

Werden diese Informationen zunächst handschriftlich oder getrennt erfasst und später übertragen, entsteht zusätzliche administrative Arbeit. Eine sinnvolle Digitalisierung setzt deshalb möglichst früh im Prozess an.

Das Ziel sollte sein, Informationen dort zu erfassen, wo sie entstehen, und sie anschließend ohne unnötige Mehrfacherfassung für weitere Prozesse verfügbar zu machen.

Besonders deutlich wird die Bedeutung vernetzter Prozesse beim Eintritt, Wechsel oder Ausscheiden von Mitarbeitenden. Eine organisatorische Veränderung kann Auswirkungen auf Arbeitszeitmodelle, Zuständigkeiten, Kostenstellen, Genehmigungsprozesse oder Zutrittsberechtigungen haben.

Werden diese Informationen in verschiedenen Systemen unabhängig voneinander gepflegt, steigt der administrative Aufwand.

Bei Investitionsentscheidungen sollte deshalb geprüft werden, ob neue Lösungen solche bereichsübergreifenden Abläufe vereinfachen oder weitere getrennte Datenbestände schaffen.

Eine gute Digitalisierungsstrategie zeichnet sich in der Regel nicht dadurch aus, möglichst viele Vorhaben gleichzeitig zu starten. Gerade bei begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen ist Priorisierung eine Voraussetzung dafür, dass Digitalisierung gelingt. Ein Projekt kann fachlich sinnvoll sein und trotzdem nicht die höchste Priorität besitzen.

Besonders interessant sind häufig Vorhaben, bei denen mehrere Faktoren zusammenkommen:

Der Prozess tritt regelmäßig auf, bindet viele Arbeitsstunden, betrifft mehrere Bereiche und verursacht heute Medienbrüche oder Doppelpflege. Hier ist das Potenzial für nachhaltige Entlastung besonders groß.

Andere Vorhaben können strategisch wichtig sein, obwohl ihr kurzfristiger Effizienzgewinn kleiner ausfällt, beispielsweise wenn Sicherheitsanforderungen, gesetzliche Vorgaben oder notwendige Modernisierungen den Ausschlag geben. Es ist verlockend, zuerst zu digitalisieren, was am innovativsten klingt.

Welche Investition löst für unsere Kommune aktuell ein relevantes Problem und bleibt auch langfristig sinnvoll nutzbar?

Digitalisierung ist keine reine IT-Entscheidung. Sie betrifft Arbeitsorganisation, Personalressourcen, Verwaltungsprozesse und langfristige Haushaltswirkungen. Deshalb sollten Kämmerei, Verwaltung, Fachbereiche und IT wichtige Digitalisierungsvorhaben möglichst früh gemeinsam betrachten.

Die fachliche Anforderung eines Bereichs bleibt selbstverständlich Ausgangspunkt. Für eine nachhaltige Investitionsentscheidung muss jedoch zusätzlich betrachtet werden, wie sich die Lösung in bestehende Prozesse und Systeme einfügt und welcher Aufwand während der gesamten Nutzungsdauer entsteht.

Gerade unter angespannten finanziellen Bedingungen kann diese Betrachtung helfen, Fehlinvestitionen und zusätzliche Komplexität zu vermeiden.

Kommunen werden auch in den kommenden Jahren investieren müssen. In Infrastruktur, Gebäude, Personal und zunehmend auch in digitale Verwaltungsstrukturen. Je begrenzter die verfügbaren Mittel und personellen Kapazitäten sind, desto wichtiger wird die Frage, welche Projekte dauerhaft Wirkung entfalten. Nicht jede Digitalisierung reduziert automatisch Aufwand.

In die Zukunft trägt eine Investition dann, wenn sie regelmäßig wiederkehrende Arbeit vereinfacht, vorhandene Daten und Strukturen sinnvoll nutzt, Medienbrüche reduziert und langfristig beherrschbar und erweiterbar bleibt.

Die Haushaltsplanung 2027 bietet deshalb die Gelegenheit, Digitalisierung nicht allein als Kostenposition zu betrachten. Sie ist eine Investition in die Frage, wie Verwaltung mit den verfügbaren Ressourcen auch künftig kraftvoll handeln kann. Letztlich ist sie der Schlüssel, um den Kopf frei zu haben für einen starken Service für unsere Bürgerinnen und Bürger und die Begeisterung, unsere Heimat aktiv voranzubringen.

Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche, technische oder organisatorische Beratung. Eine Gewähr für Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden.