Digitale Bauhofprozesse und mobile Arbeitszeiterfassung beim Bauhof der Stadt Olsberg

Digitale Prozesse für einen modernen kommunalen Bauhof

Der Bauhof der Stadt Olsberg sorgt täglich dafür, dass die kommunale Infrastruktur zuverlässig funktioniert. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die Unterhaltung und Pflege von Straßen, Grünanlagen und öffentlichen Plätzen, der Winterdienst sowie verschiedene Kontroll- und Dokumentationsaufgaben im gesamten Stadtgebiet. Mit rund 20 Mitarbeitenden ist der Bauhof in allen zwölf Ortsteilen im Einsatz und übernimmt eine Vielzahl saisonaler und gesetzlich vorgeschriebener Aufgaben.

Bereits seit 2007 setzt der Bauhof auf Lösungen von AIDA ORGA®, um Arbeitszeiten digital zu erfassen und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen. Im Laufe der Jahre wurde die Lösung kontinuierlich erweitert. Heute unterstützt AIDA® neben der Personalzeitwirtschaft auch die mobile Kosten- und Leistungserfassung sowie die digitale Dokumentation von Winterdienst-, Baum-, Platz- und Straßenkontrollen.

Ausgangssituation: Hoher Verwaltungsaufwand, fehleranfällige Prozesse und fehlende Transparenz

Arbeitszeiten und Tätigkeiten wurden überwiegend papierbasiert dokumentiert. Korrekturen, sowie Nachträge erfolgten manuell und Informationen wurden teilweise dezentral verwaltet.

Rahmenbedingungen:

• Außendienst
• Wechselnde Einsatzorte
• Saisonale Anforderungen
• Gerichtsfeste Nachweise und nachvollziehbare Dokumentation benötigt

Anforderungen
Gesucht: eine Lösung, die

• Verwaltungsprozesse vereinfacht
• Mobile Arbeitsabläufe unterstützt
• Eine transparente Datenbasis für Verwaltung und Außendienst schafft
• Digitale Arbeitszeiterfassung ermöglicht
• Automatische Zuschlagsberechnung einbindet
• Papierlose Prozesse abbildet
• Aussagekräftige Auswertungen enthält
• Rechtssichere Dokumentationen gewährleistet

Digitalisierung mit System: von der Zeitwirtschaft zur mobilen Bauhoflösung

Die Einführung von AIDA® begann beim Bauhof der Stadt Olsberg im Jahr 2007 mit der digitalen Personalzeitwirtschaft. Ziel war es, papierbasierte Abläufe zu reduzieren und die Arbeitszeiterfassung effizienter zu gestalten. Die Einführung erfolgte schrittweise und orientierte sich an den Anforderungen des Bauhofs.

Mit steigenden Anforderungen an Transparenz, Auswertbarkeit und mobile Arbeitsabläufe wurde das System kontinuierlich erweitert. 2019 kamen die AIDA® App, die Bauhoflösung für die Kosten- und Leistungserfassung sowie AIDA GEO Lösungen für die digitale Winterdienst-, Baum-, Platz- und Straßenkontrolle hinzu. Lohnrelevante Daten werden automatisiert über eine Schnittstelle an LOGA übergeben.

Kosten- und Leistungserfassung direkt am Einsatzort

Mit der AIDA® App erfassen Mitarbeitende Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Leistungen direkt im Außendienst. Auch Hausmeister und Kolonnen erfassen so ihre Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Leistungen mobil, wodurch Erfassungsaufwand reduziert und die Zuordnung zu Aufträgen, Kostenstellen und Einsatzbereichen vereinfacht wird. Die mobile Anwendung ersetzt Handscanner und minimiert nachträgliche Übertragungen sowie manuelle Korrekturen.

Die direkte Zuordnung von Leistungen zu Aufträgen und Budgets ermöglicht Produktverantwortlichen transparente Auswertungen. Zudem wird die interne Leistungsverrechnung effizient und nachvollziehbar unterstützt.

Winterdienst, Baum-, Platz- und Straßenkontrolle

Mit den AIDA GEO Lösungen dokumentiert der Bauhof Olsberg Einsätze, Kontrollen und Maßnahmen direkt vor Ort. Dazu zählen digital erfasste Streu- und Räummaßnahmen sowie Baum-, Platz- und Straßenkontrollen. Schäden lassen sich mit Fotos, Beschreibungen und Prioritäten aufnehmen, notwendige Pflege- und Sicherungsmaßnahmen werden ebenfalls nachvollziehbar festgehalten.

Alle Informationen werden zentral gespeichert und stehen für Auswertungen, Nachweise und die weitere Bearbeitung zur Verfügung. So entsteht mehr Transparenz und eine verlässliche Grundlage, um Dokumentations- und Verkehrssicherungspflichten gerichtsfest zu erfüllen.

Spürbare Entlastung im Arbeitsalltag

Für Verwaltung & Bauhofleitung:

• Deutlich weniger Verwaltungsaufwand
• Weniger Papierformulare und manuelle Nachträge
• Automatisierte Datenübergabe an LOGA
• Aussagekräftige Auswertungen für Planung und Steuerung
• Mehr Transparenz über Arbeitszeiten und Leistungen
• Gerichtsfeste Dokumentation kommunaler Aufgaben
• Bis zu 20h Zeitersparnis pro Monat bei der ersten Einführung 2007

Für Mitarbeitende im Außendienst:

• Mobile Erfassung direkt am Einsatzort
• Einfache Bedienung über die AIDA® App
• Weniger nachträgliche Korrekturen
• Automatische Berechnung von Zuschlägen
• Transparente Arbeitszeitkonten über AIDA Virtuelles Personalbüro®
• Schnellere Arbeitsabläufe ohne papiergebundene Prozesse
• Digitale Dokumentation kommunaler Einsätze und Kontrollen

Zeitwirtschaft und GEO-Dokumentation als Basis kommunaler Bauhofprozesse

Mit der Einführung von AIDA® im Jahr 2007 hat der Bauhof der Stadt Olsberg den Grundstein für die Digitalisierung seiner Arbeitsprozesse gelegt. Was mit der digitalen Personalzeitwirtschaft begann, wurde über die Jahre konsequent weiterentwickelt und an die Anforderungen eines modernen kommunalen Bauhofs angepasst. Heute greifen Arbeitszeiterfassung, mobile Kosten- und Leistungserfassung sowie die digitale Dokumentation von Winterdienst-, Baum-, Platz- und Straßenkontrollen nahtlos ineinander. Verwalt ung, Bauhofleitung und Mitarbeitende arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis, wodurch Informationen schneller verfügbar sind und Entscheidungen auf einer transparenten Grundlage getroffen werden können.

Die deutliche Zeitersparnis, weniger Verwaltungsaufwand und die hohe Akzeptanz im Arbeitsalltag zeigen, welchen Mehrwert durchgängige digitale Prozesse für einen kommunalen Bauhof schaffen. Gleichzeitig bietet der modulare Aufbau von AIDA® die Möglichkeit, die Lösung auch künftig flexibel an neue Anforderungen anzupassen.

AIDA® ist damit für den Bauhof der Stadt Olsberg weit mehr als eine Zeiterfassungslösung. Sie bildet die Grundlage für eine moderne, transparente und rechtssichere Organisation kommunaler Bauhofprozesse.