Digitale Zeitwirtschaft zwischen Verwaltung, Werkstatt und Projektarbeit bei Abteiwaren Königsmünster

Unterschiedliche Arbeitsbereiche brauchen flexible Prozesse

Abteiwaren Königsmünster vereint am Hauptsitz in Meschede und an weiteren Standorten sehr unterschiedliche Arbeitsbereiche. In Bäckerei und Konditorei entstehen unter anderem Brot, Gebäck und Torten, in den Werkstätten Möbel, Metallarbeiten und weitere handwerkliche Produkte. Hinzu kommen Verwaltung, Schule und Gastronomie.

Diese Vielfalt zeigt sich auch in der Organisation der Arbeitszeit. Ebenso berücksichtigt werden wie projektbezogene Tätigkeiten müssen auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, tarifliche Rahmenbedingungen und betriebliche Abläufe müssen ebenso. Was organisatorisch zusammengehört, muss in der Zeitwirtschaft deshalb keineswegs nach denselben Regeln bewertet werden.

Seit 2018 unterstützt AIDA® dabei, diese unterschiedlichen Anforderungen in einer gemeinsamen digitalen Struktur abzubilden.

Ausgangssituation: Hoher Aufwand durch dezentrale Abläufe

Vor der Einführung von AIDA® wurden Arbeitszeiten mit Hilfe von Stundenzetteln, sowie Tages- und Monatslisten dokumentiert. Die Kombination aus manuellen und teilweise digitalen Verfahren erschwerte die einheitliche Verarbeitung und resultierte in zeitaufwendigen Auswertungen.

Die Ausgangslage:

• Papierbasierte Stundenzettel und Listen
• Dezentrale Abläufe nach Standort und Bereich
• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
• Hoher manueller Verwaltungsaufwand
• Fehleranfällige Verarbeitung
• Aufwendige Auswertungen

Anforderungen
Gesucht: eine Lösung, die

• unterschiedliche Arbeitsbereiche flexibel abbildet
• Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar erfasst
• verschiedene Arbeitszeitmodelle einheitlich bewertet
• Projekt- und Kostenstellenzeiten berücksichtigt
• manuelle Prozesse reduziert
• Auswertungen vereinfacht und verbessert
• bestehende Softwarelösungen über Schnittstellen anbindet
• schrittweise mit neuen Anforderungen wachsen kann

Von der Zeiterfassung zur umfassenden Zeitwirtschaft

Die Einführung von AIDA® bei Abteiwaren Königsmünster erfolgte stufenweise und orientierte sich an den vielfältigen Anforderungen der individuellen Arbeitsbereiche. Aufgrund der dezentralen Strukturen und der Anbindung mehrerer externer Verfahren wurde die Lösung in mehreren Ausbaustufen umgesetzt und fortlaufend angepasst.

Mit jeder Ausbaustufe wurde die ursprüngliche Zeiterfassung stärker in die Abläufe eingebunden. Zusätzliche Anforderungen an Prozesse, Auswertungen und Datennutzung konnten nach und nach integriert werden. Begleitet hat diese Entwicklung der AIDA® Partner vor Ort, der die unterschiedlichen Bereiche kannte und die Umsetzung praxisnah unterstützte. So entstand über die Jahre eine Zeitwirtschaft, die mit den Anforderungen gewachsen ist.

Arbeitszeit verursachungsgerecht zuordnen

In den Werkstätten und produktionsnahnen Arbeitsbereitchen von Abteiwaren Königsmünster muss Arbeitszeit personenbezogen erfasst und dem jeweiligen Auftrag, Projekt oder der Kostenstelle zugeordnet werden. Mitarbeitende erfassen deshalb direkt bei der Tätigkeit, für welchen Auftrag sie arbeiten. Auch Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufträgen lassen sich unmittelbar abbilden. Aus der reinen Anwesenheitszeit wird so eine belastbare Auftragszeit.

Für die Verwaltung entsteht damit eine durchgängige und jederzeit nachvollziehbare Datengrundlage. Die tatsächlich geleisteten Stunden stehen den jeweiligen Aufträgen und Projekten eindeutig zugeordnet zur Verfügung und können in den angebundenen Verfahren weiterverarbeitet werden.

Erfasste Daten digital weiterverarbeiten

Die in AIDA® erfassten Daten werden bei Abteiwaren K.nigsmünster auch in nachgelagerten Prozessen genutzt. Über Schnittstellen werden relevante Daten an bestehende Softwarelösungen übergeben. Lohndaten fließen so digital an DATEV, währe nd mit OSD und MOSAIK weitere Branchensoftware in die Prozesslandschaft eingebunden ist. Dadurch müssen bereits erfasste Informationen nicht erneut manuell übertragen werden. Personalzeit, Auftragsdaten und weitere relevante Informationen können systemübergreifend weiterverarbeitet werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, verringert mögliche Übertragungsfehler und unterstützt durchgängige Abläufe zwischen Zeitwirtschaft, Lohnabrechnung und den eingesetzten Softwarelösungen.

Spürbare Entlastung und mehr Transparenz im Arbeitsalltag

Für die Verwaltung

• Mehr als 20 Stunden Zeitersparnis pro Monat
• Weniger manueller Erfassungs- und Übertragungsaufwand
• Weniger Rückfragen und nachträgliche Korrekturen
• Papierlose Antrags- und Genehmigungsprozesse ohne Medienbrüche
• Digitale Übergabe abrechnungsrelevanter Daten an DATEV
• Höhere Datenqualität durch automatisierte Verarbeitung
• Spürbare Entlastung bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben

Die Vielfalt von Abteiwaren K.nigsmünster zeigt, wie unterschiedlich Anforderungen an Zeitwirtschaft innerhalb einer Organisation sein können. Werkstätten, Verwaltung, Schule und Gastronomie arbeiten nach eigenen Abläufen, Zeitmodellen und teilweise unterschiedlichen tariflichen Rahmenbedingungen. Gleichzeitig müssen Arbeits-, Kostenstellen-, Projekt- und Auftragszeiten zuverlässig zusammengeführt und für die Verwaltung auswertbar sein.

Mit AIDA® ist über die Jahre eine gemeinsame digitale Grundlage entstanden, die diese Unterschiede abbildet, Transparenz schafft und so administrative Abläufe vereinfacht. Die stufenweise Weiterentwicklung und die persönliche Begleitung durch den AIDA® Partner vor Ort haben dazu beigetragen, dass die Lösung mit den tatsächlichen Anforderungen wachsen konnte.

Für Verwaltung, Führungskräfte und Mitarbeitende bleibt trotz dezentraler Strukturen und großer Vielfalt der Überblick erhalten und die gewonnenen Daten können dort genutzt werden, wo sie für Planung, Auswertung und Abrechnung gebraucht werden.