AIDA ORGA Kommunal®
bündelt jahrzehntelange Erfahrung in der digitalen Arbeitsorganisation des öffentlichen Dienstes und kommunaler Verwaltungen. Damit unterstützt AIDA ORGA® Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen dabei, Arbeitsprozesse einfach, transparent und nachhaltig zu gestalten.
Im Rathaus treffen tägliche Aufgaben auf große Verantwortung. Unterschiedliche Dienstzeiten, Sitzungen und Verwaltungsabläufe müssen ineinandergreifen, damit der Betrieb funktioniert. Zwischen internen Prozessen, Abstimmungen und Anliegen der Bürger bleibt wenig Spielraum und doch soll alles reibungslos laufen.
Rathäuser vereinen verschiedene Beschäftigungsgruppen, Schichtmodelle und Tarifregelungen. Zwischen Angestellten, Beamten und Teilzeitkräften müssen Zeiterfassung, Zuschläge und Vertretungen korrekt abgebildet werden. Auch bei Diensten zu ungünstigen Zeiten, Sitzungen am Abend oder Bereitschaftszeiten nach TVöD.
Im Rathaus gelten verschiedene Regelwerke. Zeitzuschläge für Angestellte, Sonderregelungen für Beamte bei Diensten zu ungünstigen Zeiten. Nachts, an Sonn- oder Feiertagen sowie künftig das neue „Zeit-statt-Geld-Wahlmodell“ (Tauschtage) ab 2026. Dazu kommen Langzeitkonten, Gleitzeitkonten und Arbeitszeitverkürzungstage. Alle müssen korrekt erfasst, verrechnet und dokumentiert werden.
Steigender Arbeitsdruck und personelle Engpässe führen schnell zu Mehrarbeit. Für Amtsleitungen und Personalämter ist eine klare Übersicht über Salden, Abwesenheiten und Vertretungen entscheidend, um Überlastungen zu erkennen und zu vermeiden. So werden der Dienstbetrieb und Urlaube planbar gestaltet.
Rathäuser steuern Projekte, Budgets und Sitzungen auf Basis verlässlicher Daten. Digitale Workflows erfassen Zeit-, Kostenstellen- und Leistungsdaten vollständig und nachvollziehbar. So entstehen, für Verwaltung, Kämmerer und politische Gremien gleichermaßen, Doppik-konforme Grundlagen für Budgetplanung, Vorlagen und die transparente Darstellung tatsächlicher Projektkosten.
Entscheidungsträger benötigen klare Sicht auf Anwesenheiten, Kapazitäten und Personalkosten. Digitale Zeitdaten bilden die Grundlage, um Aufgaben zielgerichtet zu planen, Abläufe zu straffen und den Aufgabenerfüllungsgrad verlässlich abzusichern. So lässt sich der Ressourceneinsatz nachvollziehbar steuern und sicherstellen.
Verwaltung verändert sich schrittweise. Systeme müssen verständlich, praxistauglich und anschlussfähig sein, damit Mitarbeitende sie im Alltag nutzen. Nur dann kann Digitalisierung den Spagat zwischen rechtlicher Vorgabe, Bürgerauftrag und täglicher Organisation wirklich unterstützen.
Nur ein Viertel der Verwaltungsmitarbeitenden gibt laut Barometer Digitale Verwaltung 2023 an, das eigene Potenzial im aktuellen Arbeitsumfeld voll ausschöpfen zu können. Die Studie von next:public zeigt damit deutlich, wie stark starre Strukturen und analoge Prozesse die Arbeitsorganisation in Behörden einschränken.
Rund ein Drittel der Tätigkeiten in der öffentlichen Verwaltung gilt inzwischen als automatisierbar. Das ergab die Befragung im Barometer Digitale Verwaltung 2023. Dieses Ergebnis unterstreicht den wachsenden Handlungsdruck, Routinen und wiederkehrende Vorgänge stärker digital zu unterstützen. Gerade im Hinblick auf den zunehmenden Fachkräftemangel.
Lediglich ein Fünftel der IT-Sicherheitsverantwortlichen bewertet die personelle Ausstattung ihrer Verwaltung als ausreichend. Laut Barometer Digitale Verwaltung 2023 bleibt damit Informations- und Zugriffssicherheit eine der größten strukturellen Schwachstellen im öffentlichen Dienst.
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