Worum es wirklich geht
Identitätsmanagement ist kein technisches Randthema, sondern eine Grundlage für:
funktionierende HR-Prozesse
nachvollziehbare Zutrittsregelungen
datenschutzkonforme Systemnutzung
Vertrauen bei Mitarbeitenden
Sicherheit gegenüber Aufsichtsbehörden
Wer digitale Identität nicht aktiv steuert, verliert schnell die Übersicht. Das betrifft öffentliche Verwaltungen ebenso wie Unternehmen und zwar in allen Abteilungen.
Die 5 Schritte im Überblick
Schritt 1: Analyse – Wo stehen wir eigentlich?
Welche Systeme verwalten heute Identitäten (HR, IT, Zutritt, Zeiterfassung)?
Wie werden Rollen und Rechte aktuell vergeben – zentral, dezentral, informell?
Gibt es Überschneidungen, Lücken, Mehrfachpflege?
Tipp: Eine einfache Übersicht reicht oft, um erste Schwachstellen zu erkennen, z. B. doppelte Stammdaten oder fehlende Vertretungsregelungen.
Schritt 2: Zielbild entwickeln – Wo wollen wir hin?
Welche Prozesse sollen digital abgebildet werden?
Welche Rollen und Verantwortlichkeiten müssen berücksichtigt werden?
Was sind konkrete Ziele, z. B. weniger Aufwand bei Austritten, mehr Kontrolle über Zutrittsrechte, DSGVO-Sicherheit?
Tipp: Gemeinsam mit HR, IT und Datenschutzbeauftragten denken, denn Identitätsmanagement ist eine Schnittstellenaufgabe.
Schritt 3: Rollen und Rechte definieren
Welche Funktionen gibt es in der Organisation (z. B. Mitarbeitende, Führungskräfte, Projektleitende)?
Welche Rechte und Zugänge sind mit diesen Rollen verknüpft?
Wie ändern sich Rechte bei Wechsel, Abwesenheit oder Vertretung?
Tipp: Beginnen Sie mit wenigen Kernrollen. Der Rest lässt sich später ergänzen.
Schritt 4: Prozesse vereinheitlichen
Onboarding: Welche Daten und Rechte werden wann vergeben – und von wem?
Rollenwechsel: Wie werden Änderungen strukturiert weitergegeben?
Offboarding: Welche Schritte sorgen dafür, dass Zugänge rechtzeitig entzogen werden?
Tipp: Automatisierung ist das Ziel, aber klare manuelle Prozesse sind der erste Schritt.
Schritt 5: Einführung und Kommunikation
Wer übernimmt Verantwortung für das Thema?
Welche Mitarbeitenden oder Teams sind erste Pilotnutzer?
Wie werden Mitarbeitende über neue Prozesse informiert?
Tipp: Kommunikation schafft Akzeptanz, besonders, wenn Datenschutz oder neue Technologien im Spiel sind.
Was erfolgreiche Organisationen gemeinsam haben
Sie verstehen Identitätsmanagement als Teil moderner Führungsarbeit
ie schaffen klare Zuständigkeiten statt Ad-hoc-Lösungen
Sie denken Mitarbeitende, IT und Prozesse gemeinsam – nicht gegeneinander
Sie handeln schrittweise, aber mit System
Fazit
Identitätsmanagement ist keine Großinvestition, aber ein Kulturprojekt. Wer die Grundlagen strukturiert angeht, schafft Sicherheit, Effizienz und Vertrauen. Denn digitale Identität ist der Ausdruck einer Organisation, die Verantwortung ernst nimmt.
