Wozu eine Personalakte überhaupt dient
Personalakten dokumentieren das Arbeitsverhältnis vom Eintritt über Vertragsänderungen bis zum Ausscheiden. Sie enthalten Informationen, die für:
die Vertragsabwicklung,
die Entgeltzahlung,
die Personalplanung,
und die Nachweis- und Auskunftspflichten des Arbeitgebers erforderlich sind.
Die digitale Variante folgt denselben Grundsätzen, ergänzt um Anforderungen an Zugriffsrechte, Protokollierung, Datenminimierung und strukturierte Ablage.
Was darf in die digitale Personalakte?
Zulässige Inhalte - typische Dokumente:
Stammdaten: Personalbogen, Sozialversicherungsdaten, Steuer-ID
Vertragswesen: Arbeitsvertrag, Nachträge, Änderungsvereinbarungen Beschäftigungsverlauf: Versetzungen, Beförderungen, Arbeitszeitänderungen
Entgelt & Abrechnung: Gehaltsabrechnungen, Lohnpfändungen, Zugschläge
Qualifikationen: Zeugnisse, Zertifikate, Schulungsnachweise
Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Elternzeit
Beurteilungen: Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Gesprächsprotokolle
Grundsatz: Nur speichern, was erforderlich, sachlich begründbar und rechtlich erlaubt ist.
Datenschutzrechtliche Grundlagen
Laut Art. 5 DSGVO und § 26 BDSG gilt:
Zweckbindung: Nur Daten, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind
Datenminimierung: Inhalte müssen sachlich begründbar sein
Transparenz: Beschäftigte haben ein Recht zu wissen, was gespeichert ist
Speicherbegrenzung: Löschfristen und Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden
Tipp: Definieren Sie pro Dokumentenkategorie eine rechtliche Grundlage + Speicherfrist. Das hilft bei Datenschutzanfragen und internen Audits.
Unzulässige Inhalte sind beispielsweise Gesundheitsdaten mit Diagnose oder Behandlungsverlauf.
Was in der Praxis häufig übersehen wird
AU-Bescheinigungen dürfen gespeichert werden – aber ohne Diagnoseschlüssel
Abmahnungen müssen bei Wegfall der Relevanz gelöscht werden
Bewerbungsunterlagen dürfen nicht automatisch übernommen werden; nur mit Einwilligung
Betriebsratsunterlagen gehören nicht in die Personalakte
Dokumente dürfen nicht versteckt oder unauffindbar abgelegt werden (z. B. in privaten Laufwerken)
Fazit
Die digitale Personalakte lebt von Klarheit und Struktur. Was gespeichert wird, muss notwendig, nachvollziehbar und sicher sein. Wer Kategorien definiert, Inhalte regelmäßig prüft und klare Zugriffsrechte vergibt, schafft Vertrauen. Es spart Zeit, minimiert Risiken und vermeidet Diskussionen.
Ausblick auf Teil III
Welche gesetzlichen Änderungen und Vorgaben rund um die digitale Personalakte stehen an? Erhalten Sie einen aktuellen Überblick, inklusive konkreter Vorbereitungsschritte für HR und Organisation.
