Warum die Schnittstelle so wichtig ist
Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zuschläge, Feiertage, Krankmeldungen. All das sind Informationen, die dokumentiert und entgeltwirksam verarbeitet werden müssen.
Wenn diese Daten manuell übertragen oder doppelt gepflegt werden, entstehen:
Übertragungsfehler
Rückfragen in der Abrechnung
Unklarheiten bei Prüfungen
Medienbrüche, Verzögerungen und Mehraufwand
Eine automatische, geprüfte Schnittstelle zwischen Zeiterfassungssystem und Lohnabrechnung spart Zeit, schafft Transparenz, Effizienz und Compliance.
Was eine Schnittstelle leisten kann
Automatisierte Übergabe von:
Arbeitszeitwerten: Soll/Ist-Zeiten, Mehrarbeit, Gleitzeit
Abwesenheiten: Krankheit, Urlaub, Sonderurlaub, Mutterschutz, Pflegezeit etc.
Zuschlagszeiten: z. B. Nacht, Feiertag, Schichtzulage
Kontenständen: Resturlaub, Zeitkonten, Überstunden
Entgeltrelevanten Buchungen: z. B. Rufbereitschaft, Dienstreise, Arbeitsbereitschaft
Vorteile einer gut integrierten Lösung
Weniger manuelle Nacharbeit - Keine händischen Listen, kein Copy-Paste aus Tabellen
Fehlerreduktion durch automatische Übergabe - Systemlogik prüft auf Lücken, Überschneidungen und Plausibilität
Transparenz für HR, Führung und Mitarbeitende - Zeitsalden, Zuschläge und Kontenstände jederzeit einsehbar
Schneller Monatsabschluss - Kein Rückstau in der Personalabteilung am Monatsende
Rechtssicherheit & Nachvollziehbarkeit - Prüfer und Aufsichtsbehörden (z. B. Rentenversicherung, Zoll) erhalten konsistente Informationen
Typische Herausforderungen in der Praxis
Medienbrüche - Excel-Listen, manuelle Notizen, E-Mails. Sie erschweren eine automatische Übergabe und bergen Fehlerquellen.
Uneinheitliche Zeitmodelle - Tarifverträge, Schichtmodelle, Gleitzeitregelungen. Komplexe Modelle müssen korrekt hinterlegt und ausgewertet werden.
Abweichende Systemlogiken - Das Zeiterfassungssystem rechnet in Tageswerten, das Lohnsystem braucht Stundenbruchteile. Ohne Mapping entstehen Differenzen.
Datenschutz und Rollenklärung - Nicht jede Führungskraft darf Einblick in abrechnungsrelevante Daten haben. Rollenkonzepte müssen abgestimmt sein.
Gesetzliche Grundlagen & Prüfpflichten
Die digitale Zeiterfassung wird durch das EuGH-Urteil von 2019 und das BAG-Urteil von 2022 faktisch zur Pflicht für Arbeitgeber – systematisch, nachvollziehbar und manipulationssicher. Künftig wird auch eine gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland erwartet. Für die Lohnabrechnung gelten zudem:
§ 108 GewO: Pflicht zur Abrechnung in Textform
§ 41 EStG, § 28f SGB IV: Pflichten zur Datenübermittlung
DSGVO und BDSG: Schutz personenbezogener Abrechnungs- und Zeitdaten
Fazit
Eine digitale Zeiterfassung ohne direkte Anbindung an die Entgeltabrechnung bleibt eine Insellösung. Die durchgängige Integration sorgt für Effizienz, Rechtssicherheit und belastbare Daten. Organisationen, die auf geprüfte Schnittstellen setzen, vermeiden Fehler, beschleunigen Abläufe und schaffen mehr Transparenz für alle Beteiligten.