Die eAU ist da und bleibt
Seit dem 1. Januar 2023 ersetzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich versicherte Beschäftigte das bisherige Papierformular. Damit ist die eAU fester Bestandteil digitaler HR-Prozesse – bringt aber auch neue Regeln und Unsicherheiten mit sich.
Wichtig ist: Die eAU ersetzt den Nachweis, jedoch nicht die Krankmeldung an sich.
Mitarbeitende müssen sich nach wie vor aktiv krankmelden. Erst dann darf der Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen.
1. Müssen sich Mitarbeitende weiterhin krankmelden, obwohl die AU digital übermittelt wird?
Ja.
Die gesetzliche Meldepflicht bleibt bestehen. Wer arbeitsunfähig ist, muss dem Arbeitgeber unverzüglich Bescheid geben, unabhängig davon, ob die AU später digital übermittelt wird.
Typische Formen:
Telefon
E-Mail
Intranet
HR-Tool
2. Wer ruft die eAU ab – und wann?
Den Abruf übernimmt in der Regel die Personalabteilung oder ein externes Lohnbüro. Ein Zugriff darf erst erfolgen, nachdem die Mitarbeitenden ihre Krankmeldung aktiv gemeldet haben.
Ohne Information → kein rechtmäßiger Abruf.
3. Welche Daten werden übermittelt?
Der eAU-Abruf liefert ausschließlich die notwendigen Informationen:
Übermittelt wird:
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
Ausstellungsdatum der AU
Art der AU (Erst- oder Folge-AU)
Nicht übermittelt wird:
Diagnose, Krankheit oder Ursache
Namee der Arztpraxis
Behandlungsdetails
Die eAU bleibt ein reines Verwaltungsinstrument und keine medizinische Informationsquelle.
4. Gilt die eAU für alle Beschäftigten?
Nein.
Die eAU gilt nur für Personen mit gesetzlicher Krankenversicherung. Für andere Beschäftigtengruppen bleibt es bei der Papierbescheinigung:
Privatversicherte
Geringfügig Beschäftigte ohne gesetzliche Absicherung
Beschäftigte im Ausland (z. B. Entsendungen)
5. Was passiert, wenn die eAU nicht abrufbar ist?
Das kann verschiedene Ursachen haben:
Der Arzt hat die Daten noch nicht übermittelt
Die falsche Krankenkasse wurde angegeben
Die Person ist privat versichert
Technische Verzögerung im System
Empfehlung: Rücksprache mit dem Beschäftigten halten und die Nachreichung abstimmen.
6. Muss die eAU archiviert werden?
Ja, die eAU ist ein bestandteilspflichtiges Dokument im Sinne der Lohnunterlagen. Sie muss dokumentiert und aufbewahrt werden. Je nach Organisation in der Entgeltakte oder in der digitalen Personalakte.
Dabei wichtig:
Zugriffskontrolle
Datenschutz
Löschfristen
Protokollierung
7. Darf die Führungskraft direkt auf eAU-Daten zugreifen?
Das hängt vom internen Berechtigungskonzept ab. In vielen Organisationen erfolgt der Abruf und die Erstverarbeitung über HR. Die Führungskraft erhält ggf. relevante Informationen zur Abwesenheit, aber keinen Vollzugriff auf eAU-Daten.
Klarheit schafft hier eine interne Regelung oder eine Dienst- bzw. Betriebsvereinbarung.
8. Ist eine Vereinbarung zur eAU sinnvoll?
Ja, vor allem bei größeren Organisationen. Eine Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung kann u. a. regeln:
wer den Abruf durchführt
wie der Datenschutz sichergestellt wird
welche Kommunikation vorgesehen ist
wie Mitarbeitende informiert werden
Fazit
Die eAU ist technisch etabliert, aber organisatorisch oft noch mit Fragen verbunden. Wer Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Datenschutz klar geregelt hat, schafft Entlastung für HR und Führung sowie Vertrauen bei den Beschäftigten.
Denn auch bei digitaler Bescheinigung gilt: Der persönliche Umgang mit Krankheit muss menschlich bleiben.
