Digitale Identität – ein Begriff mit großer Wirkung
Was früher der Dienstausweis war, ist heute oft ein komplexer digitaler Identitätsnachweis, verknüpft mit Rechten, Rollen und Zugriffswegen.
Digitale Identität entscheidet darüber:
Wer Zutritt zu einem Gebäude hat
Wer sich am Terminal einstempeln darf
Wer Daten einsehen, freigeben oder bearbeiten kann
Und welche Prozesse automatisiert ablaufen dürfen
Aber sie ist weit mehr als ein Zugangsschlüssel: Digitale Identität ist die Grundlage für Vertrauen und Struktur in digitalen Arbeitsumgebungen und damit ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation von Organisationen.
Was genau ist eine digitale Identität?
Eine digitale Identität besteht aus allen Merkmalen, Attributen und Berechtigungen, die einer Person innerhalb eines digitalen Systems zugeordnet sind.
Dazu gehören:
Stammdaten: Name, Personalnummer, Abteilung, Standort
Rollen & Funktionen: z. B. Sachbearbeitung, Führungskraft, Verwaltung
Zugriffsrechte: Zutrittszonen, Software-Zugänge, Self-Services
Zeitorientierte Faktoren: Arbeitszeitmodell, Dienstplan, Vertretungen
Sicherheitsmerkmale: PINs, Tokens, Smartcards, biometrische Daten
Diese Daten müssen oft über Jahre hinweg richtig, aktuell, geschützt und nachvollziehbar verwaltet werden.
Relevanz für die Praxis – Beispiele aus dem Alltag
Für Mitarbeitende:
Klar definierte Rechte und Rollen erleichtern den Arbeitsalltag.
Self Services (z. B. Urlaubsantrag, Zeiteinsicht) sind nur mit korrekter Identität nutzbar. Falsche Zuordnungen können zu fehlerhaften Zeiterfassungen oder Einschränkungen führen.
Für Führungskräfte:
Übersicht über Zuständigkeiten und Vertretungen
Klare Genehmigungsprozesse auf Basis von Rollen
Entlastung durch automatisierte Freigabelogik
Für Personalverantwortliche:
Sichere Verwaltung sensibler Daten
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO, Arbeitszeitgesetz)
Standardisierte Prozesse beim Ein- und Austritt
Für die Organisation:
Minimierung von Sicherheitsrisiken
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Grundlage für automatisierte Workflows
Wenn digitale Identität fehlt oder unstrukturiert ist
Fehlt ein strukturiertes Identitätsmanagement, sind Fehler und Risiken fast unvermeidlich:
Veraltete Rollen oder Rechte führen zu unerlaubten Zugriffen
Unvollständige Zuordnungen erschweren Genehmigungsprozesse
Keine klare Identität = keine verlässliche Zeiterfassung oder Zutrittskontrolle
Das kann zu Datenschutzproblemen und zu realen Sicherheits- und Compliance-Risiken führen.
Fazit
Digitale Identität ist ein strategisches Thema. In vielen Organisationen wird Identität heute noch technisch verwaltet – durch die IT, oft auf Zuruf. Dabei sollte sie ein zentraler Bestandteil moderner Personal-, Sicherheits- und Organisationsstrategien sein. Denn nur wer weiß, wer wo wie handeln darf, kann digitale Prozesse kontrolliert, sicher und effizient gestalten.
Ausblick auf Teil II
Wie sieht digitales Identitätsmanagement im Alltag aus? Welche Herausforderungen ergeben sich bei Ein- und Austritt, Rollenwechsel oder Vertretungen? Und wie lassen sich Rechte transparent und effizient steuern?
