Digitale Prozesse sind nicht automatisch durchgängig
Viele Personalabteilungen arbeiten digital. Arbeitszeiten werden elektronisch erfasst, Personaldaten in einer Software gepflegt, Dokumente als PDF gespeichert und Informationen per E-Mail ausgetauscht.
Trotzdem wird im Arbeitsalltag kopiert, übertragen, nachgefragt und abgeglichen. Daten werden aus einem System exportiert, in Excel weiterbearbeitet und anschließend an anderer Stelle erneut eingegeben. Eine Abwesenheit ist zwar digital beantragt, muss für einen nachgelagerten Prozess aber noch einmal übertragen werden.
Das zeigt: Digitale Einzelschritte ergeben noch keinen durchgängigen digitalen HR-Prozess.
Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen lohnt deshalb der Blick auf die Übergänge zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Denn häufig entsteht dort der Aufwand, der im Tagesgeschäft kaum auffällt, in Summe aber viel Zeit bindet.
Was ist ein Medienbruch im Personalwesen?
Von einem Medienbruch spricht man, wenn Informationen innerhalb eines Prozesses zwischen unterschiedlichen Medien oder Systemen wechseln und dabei nicht durchgängig weiterverarbeitet werden können.
Ein einfaches Beispiel: Änderung von Mitarbeiterdaten.
Ein Mitarbeiter teilt seine neue Bankverbindung oder Adresse per E-Mail mit.
Die Personalabteilung übernimmt die Information in das HR-System.
Für die Entgeltabrechnung muss sie anschließend erneut übertragen oder geprüft werden.
Alle Informationen liegen digital vor. Trotzdem ist der Prozess nicht durchgängig digital.
Genau darin liegt eine der typischen Herausforderungen moderner HR-Digitalisierung. Entscheidend ist nicht allein, ob Papier durch Software ersetzt wurde. Entscheidend ist, ob Informationen ohne unnötige manuelle Zwischenschritte dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Warum Medienbrüche gerade im Mittelstand entstehen
IT-Strukturen entstehen selten auf einmal. Unternehmen wachsen, neue Anforderungen kommen hinzu und einzelne Anwendungen werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingeführt.
Eine Lösung übernimmt die Arbeitszeiterfassung, eine weitere die Entgeltabrechnung. Personalunterlagen liegen auf einem Laufwerk oder in einer digitalen Personalakte. Für Auswertungen wird Excel genutzt. Genehmigungen laufen teilweise per E-Mail.
Jede einzelne Anwendung kann ihre Aufgabe gut erfüllen. Zusätzlicher Aufwand entsteht dort, wo die Anwendungen und Prozesse nicht ausreichend miteinander verbunden sind.
Gerade kleinere Personalabteilungen gleichen solche Lücken häufig durch Erfahrung und persönliche Abstimmung aus. Der Prozess funktioniert, weil die Beteiligten wissen, was zu tun ist.
Das kann im Alltag lange unauffällig bleiben. Sichtbar wird das Problem häufig erst dann, wenn das Arbeitsvolumen steigt, Mitarbeiter ausfallen, Zuständigkeiten wechseln oder zusätzliche Anforderungen hinzukommen.
Wo Medienbrüche im HR-Alltag besonders häufig Zeit kosten
Stammdaten werden mehrfach gepflegt
Adresse
Bankverbindung
Arbeitszeitmodell
Kostenstelle oder andere Personaldaten
Sie werden an verschiedenen Stellen benötigt.
Werden Änderungen nicht zentral übernommen oder automatisch weitergegeben, beginnt eine Kette manueller Arbeitsschritte.
Informationen müssen geprüft, übertragen und teilweise mit bestehenden Daten abgeglichen werden.
Das kostet nicht nur Zeit. Unterschiedliche Datenstände können außerdem dazu führen, dass nachträglich geklärt werden muss, welche Information aktuell ist.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden nachbearbeitet
Arbeitszeit
Urlaub
Krankheit
Mehrarbeit und andere Abwesenheiten
Sie beeinflussen zahlreiche Folgeprozesse.
Werden diese Informationen in voneinander getrennten Anwendungen verarbeitet, müssen Daten regelmäßig übertragen, exportiert oder kontrolliert werden. Aus einem eigentlich einfachen Vorgang können mehrere Arbeitsschritte für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Personalabteilung entstehen.
Besonders aufwendig werden Korrekturen. Ändert sich eine Information, muss sichergestellt werden, dass die Änderung auch in den nachgelagerten Prozessen berücksichtigt wird.
Abrechnungsrelevante Informationen müssen zusammengeführt werden
Die Entgeltabrechnung benötigt aktuelle und korrekte Daten. Dazu können Arbeitszeiten, Zuschläge, Abwesenheiten, Einmalzahlungen oder Änderungen von Mitarbeiterdaten gehören.
Liegen diese Informationen in unterschiedlichen Systemen oder Dateien, entsteht vor der eigentlichen Abrechnung zusätzlicher Abstimmungsaufwand.
Die Personalabteilung beschäftigt sich dann nicht nur mit dem fachlichen Prozess, sondern auch damit, Informationen zusammenzutragen, zu kontrollieren und für die weitere Verarbeitung bereitzustellen.
Dokumente wechseln zwischen E-Mail, Ordner und Personalakte
Ein Dokument wird in einem Textprogramm erstellt, als PDF gespeichert, per E-Mail verschickt und später in einer Personalakte abgelegt.
Auch das ist ein Medienbruch, obwohl kein Blatt Papier verwendet wurde.
Problematisch wird es vor allem dann, wenn Dokumente manuell zugeordnet, Dateinamen vereinheitlicht oder unterschiedliche Versionen geprüft werden müssen. Je mehr Dokumente und Mitarbeiter verwaltet werden, desto stärker wirkt sich dieser Aufwand aus.
Auswertungen entstehen außerhalb der eigentlichen Systeme
Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug und nicht automatisch ein Zeichen für einen schlechten Prozess.
Aufwendig wird es jedoch, wenn regelmäßig Daten aus mehreren Anwendungen exportiert, in Tabellen zusammengeführt und manuell aufbereitet werden müssen, nur um eine wiederkehrende Auswertung zu erstellen.
Dann entsteht neben den eigentlichen Systemen eine zusätzliche Datenwelt, die gepflegt und kontrolliert werden muss.
Freigaben werden per E-Mail nachverfolgt
Urlaubsanträge
Vertragsänderungen
Weiterbildungen oder andere Personalvorgänge
Sie benötigen häufig Freigaben.
Läuft die Abstimmung über E-Mail? Dann muss jemand den Status kennen, offene Rückmeldungen nachhalten und gegebenenfalls erinnern.
Die eigentliche Entscheidung bleibt selbstverständlich beim zuständigen Menschen. Die organisatorische Begleitung des Vorgangs muss deshalb aber nicht zwangsläufig manuell erfolgen.
Medienbrüche kosten mehr als Bearbeitungszeit
Der sichtbarste Effekt ist zusätzlicher Arbeitsaufwand. Die Folgen reichen jedoch weiter.
Mehrfache Datenerfassung erhöht die Wahrscheinlichkeit unterschiedlicher Datenstände.
Manuelle Übergaben erzeugen Rückfragen. Informationen in persönlichen Postfächern oder individuellen Tabellen erschweren Vertretungen.
Nicht klar definierte Abläufe machen Prozesse von Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter abhängig.
Damit wird aus einem Effizienzthema auch ein Organisations- und Qualitätsproblem.
Eine gut organisierte Personalabteilung benötigt deshalb nicht möglichst viele digitale Anwendungen. Sie benötigt verlässliche Informationswege.
Fünf Fragen für einen schnellen Medienbruch-Check
1. Wo werden Personaldaten mehrfach eingegeben?
Wenn dieselbe Information regelmäßig in verschiedenen Anwendungen, Tabellen oder Formularen gepflegt wird, lohnt sich eine genauere Betrachtung des Datenflusses.
2. Welche Informationen erreichen die Personalabteilung per E-Mail?
E-Mail ist für Kommunikation unverzichtbar. Wird das Postfach jedoch zur dauerhaften Prozesssteuerung, entstehen schnell manuelle Abläufe, die schwer nachvollziehbar sind.
3. Welche Excel-Dateien existieren zusätzlich zu den eingesetzten HR-Systemen?
Entscheidend ist nicht, Excel grundsätzlich zu vermeiden. Interessant ist vielmehr, warum eine zusätzliche Tabelle erforderlich ist und welche Funktion sie im Prozess übernimmt.
4. Wo werden regelmäßig Daten exportiert und anschließend weiterbearbeitet?
Wiederkehrende Exporte können ein Hinweis darauf sein, dass Systeme oder Prozessschritte nicht ausreichend miteinander verbunden sind.
5. Welche Abläufe funktionieren nur aufgrund von Erfahrungswissen?
Wenn nur einzelne Mitarbeiter wissen, wann eine Information weitergegeben, geprüft oder nachgetragen werden muss, fehlt häufig ein klar definierter Prozess.
Potenziale entfalten statt Prozesse verwalten.
Wenn Sie bei den Fragen mehrere Ansatzpunkte erkannt haben, lohnt es sich, die nächsten Schritte anzugehen. Durchgängige HR-Prozesse reduzieren unnötige Übergaben und administrative Routinen. So entsteht mehr Raum für die Menschen im Unternehmen, ihre Fähigkeiten dort einzusetzen, wo sie wirklich Wirkung entfalten.
Wie aus digitalen Einzelschritten durchgängige HR-Prozesse werden
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Dabei steht im Mittelpunkt ein konkreter Vorgang aus Sicht der Beteiligten.
Wo beginnt der Prozess?
Welche Informationen werden benötigt?
Wer bearbeitet oder genehmigt sie?
Wo werden Daten erneut erfasst?
Welche Systeme sind beteiligt?
Wo entstehen Rückfragen?
Auf dieser Grundlage lassen sich unnötige Arbeitsschritte erkennen.
Eine gemeinsame Datenbasis kann Mehrfacheingaben reduzieren. Schnittstellen können Informationen zwischen Anwendungen übertragen. Digitale Workflows können Zuständigkeiten und Freigaben strukturiert abbilden. Self Services können Mitarbeiter und Vorgesetzte direkt in definierte Prozesse einbinden.
Dabei muss nicht jeder Arbeitsschritt automatisiert werden. Personalgespräche, individuelle Entscheidungen oder sensible Situationen brauchen weiterhin persönliche Beurteilung und Kommunikation.
Sinnvolle Digitalisierung konzentriert sich deshalb vor allem auf wiederkehrende administrative Schritte, bei denen klare Regeln bestehen.
Warum durchgängige Prozesse auch für die Datenqualität wichtig sind
HR-Daten werden längst nicht nur für administrative Aufgaben benötigt. Sie bilden auch die Grundlage für Personalplanung, Auswertungen und unternehmerische Entscheidungen.
Je häufiger Daten manuell übertragen oder parallel gepflegt werden, desto schwieriger wird es, einen einheitlichen und aktuellen Informationsstand sicherzustellen.
Durchgängige Prozesse reduzieren deshalb nicht nur Verwaltungsarbeit. Sie schaffen zugleich bessere Voraussetzungen für verlässliche Daten.
Das wird mit zunehmender Digitalisierung noch wichtiger. Automatisierung, Reporting und der sinnvolle Einsatz von KI benötigen strukturierte, verfügbare und nachvollziehbare Informationen.
Wer über zukünftige HR-Technologien nachdenkt, sollte deshalb zunächst die Grundlagen betrachten: Prozesse, Daten und ihre Verbindung.
Fazit: Medienbrüche dort reduzieren, wo täglich Aufwand entsteht
Für mittelständische Unternehmen lohnt es sich, zuerst die HR-Prozesse zu prüfen, die besonders häufig genutzt werden und viele manuelle Übergaben enthalten. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitszeit, Abwesenheiten, Stammdaten oder die Vorbereitung der Entgeltabrechnung.
Entscheidend ist die Frage, wo Daten mehrfach erfasst, übertragen oder nachgeprüft werden müssen. Genau dort liegt meist das größte Verbesserungspotenzial.
Durchgängige Prozesse, klare Zuständigkeiten und sinnvoll verbundene Systeme können den administrativen Aufwand reduzieren und zugleich die Datenqualität verbessern.
