Weniger Personal, mehr Anforderungen: Wie kirchliche Verwaltung handlungsfähig bleibt

Kirchliche und sozialwirtschaftliche Organisationen stehen vor einer Aufgabe, die weit über die Einführung neuer Software hinausgeht.

Erfahrene Mitarbeitende scheiden aus dem Berufsleben aus. Fachkräfte lassen sich nicht überall problemlos nachbesetzen. Gleichzeitig bleiben Verwaltungsaufgaben bestehen. Anforderungen an Dokumentation, Datenschutz, Transparenz und verlässliche Abläufe nehmen nicht ab.

Hinzu kommen historisch gewachsene Organisationsstrukturen. Unterschiedliche Einrichtungen, regionale Zuständigkeiten und spezialisierte Fachverfahren müssen im Alltag zusammenwirken.

Die entscheidende Frage lautet deshalb zunehmend:

Wie bleibt eine Organisation zuverlässig handlungsfähig, wenn weniger personelle Ressourcen zur Verfügung stehen?

Digitalisierung kann darauf einen Teil der Antwort geben. Voraussetzung ist, dass sie nicht als reines IT-Projekt verstanden wird, sondern als Bestandteil einer zukunftsfähigen Arbeitsorganisation.

Digitale Handlungsfähigkeit bedeutet, dass wichtige Verwaltungsprozesse auch dann zuverlässig funktionieren, wenn sich Personal, Zuständigkeiten oder organisatorische Rahmenbedingungen verändern.

Informationen müssen auffindbar sein. Verantwortlichkeiten müssen nachvollziehbar bleiben. Wiederkehrende Abläufe sollten nicht ausschließlich vom Erfahrungswissen einzelner Personen abhängen.

Genau hier treffen Digitalisierung und Organisationsentwicklung aufeinander.

Personelle Veränderungen bedeuten nicht nur, dass Arbeitskraft fehlt.

Mit langjährigen Mitarbeitenden verlässt häufig auch wertvolles Erfahrungswissen die Organisation. Dazu gehören Kenntnisse über Abläufe, Zuständigkeiten, Sonderfälle und Entscheidungen, die sich über Jahre entwickelt haben.

Kritisch wird es, wenn wesentliche Abläufe nur deshalb funktionieren, weil einzelne Personen wissen, was zu tun ist.

• Ein Urlaubsantrag,
• eine Korrektur der Arbeitszeit,
• eine Freigabe,
• ein Personalvorgang oder
• eine organisatorische Änderung sollte nicht davon abhängen, dass jemand den richtigen informellen Weg kennt.

Digitale Abläufe können dabei helfen, wiederkehrende Prozesse verständlicher und nachvollziehbarer zu gestalten. Zuständigkeiten, notwendige Schritte und Informationen werden damit weniger abhängig vom Wissen einzelner Personen.

Digitalisierung wird so auch zu einer Form der Wissenssicherung.

Viele Organisationen haben ihre IT-Landschaft über Jahre hinweg erweitert.

Für neue Aufgaben kamen weitere Anwendungen hinzu.
Fachbereiche benötigten spezialisierte Systeme.
Einzelne Einrichtungen entwickelten eigene Lösungen und Arbeitsweisen.

Problematisch wird dies, wenn Informationen mehrfach gepflegt werden oder Prozesse an Systemgrenzen unterbrochen werden.

Personaldaten können beispielsweise in einem HR System liegen, Arbeitszeiten in einer weiteren Anwendung und Dokumente in einer digitalen Akte.

Jede Anwendung kann für sich funktionieren. Trotzdem können Mehrfachpflege, Medienbrüche und zusätzliche Abstimmungen entstehen.

Zwei entscheidende Fragen:
Welche Prozesse sind bereits digital abgebildet?
Wie gut spielen die beteiligten Systeme und Abläufe zusammen?

Eine Softwarelandschaft zu verschlanken bedeutet nicht, möglichst viele Anwendungen abzuschaffen.

Zuerst sollte geklärt werden, welche Systeme für zentrale Aufgaben benötigt werden, wo maßgebliche Daten entstehen und welche Informationen in weiteren Prozessen gebraucht werden.

Erst daraus ergibt sich, welche Anwendungen verbunden, vereinheitlicht oder langfristig ersetzt werden sollten.

Systemintegration unterstützt damit nicht die Technik um ihrer selbst willen. Sie soll Prozesse einfacher und Informationen verlässlicher verfügbar machen.

Kirchliche und sozialwirtschaftliche Organisationen sind häufig dezentral aufgebaut. Einrichtungen unterscheiden sich in Größe, Aufgaben und organisatorischen Voraussetzungen. Digitalisierung kann deshalb nicht bedeuten, überall identische Abläufe vorzuschreiben.

Bestimmte Prozesse profitieren von gemeinsamen Standards. Dazu können beispielsweise Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Genehmigungen, Dokumentation oder Berechtigungen gehören.

Gleichzeitig müssen regionale und einrichtungsspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden können.

Gerade in dezentralen Bereichen wie beispielsweise Kindertagesstätten wird diese Balance sichtbar. Unterschiedliche Standorte und Teams treffen auf zentrale Verwaltungsanforderungen.

Die Aufgabe besteht deshalb nicht darin, organisatorische Unterschiede abzuschaffen, sondern gemeinsame Grundlagen zu schaffen und notwendige Flexibilität zu erhalten.

Ein moderner Arbeitsplatz besteht nicht nur aus aktueller Hardware, Homeoffice oder mobilem Arbeiten.

Ebenso wichtig ist die Frage, wie einfach Mitarbeitende ihre täglichen Aufgaben erledigen können.

Wer Informationen in verschiedenen Anwendungen suchen, Daten mehrfach erfassen oder unklare Freigabewege nachvollziehen muss, erlebt Digitalisierung nicht als Unterstützung.

Gerade bei knapper werdenden Fachkräften gewinnt deshalb auch die digitale Arbeitsorganisation an Bedeutung.

Verständliche Prozesse und passende Anwendungen können dazu beitragen, administrative Hürden zu reduzieren und Arbeitsplätze attraktiver zu gestalten.

Kirchliche und sozialwirtschaftliche Organisationen arbeiten mit Menschen unterschiedlicher Generationen, Qualifikationen und beruflicher Erfahrungen. Auch digitale Kompetenz, Arbeitsmodelle und individuelle Voraussetzungen können sich deutlich unterscheiden.

Eine zukunftsfähige digitale Arbeitsorganisation sollte diese Vielfalt berücksichtigen. Anwendungen und Prozesse müssen verständlich sein, unterschiedliche Arbeitssituationen unterstützen und möglichst niedrige Zugangshürden schaffen.

Integration bedeutet in diesem Zusammenhang auch, digitale Veränderungen so zu gestalten, dass Menschen mit unterschiedlichen Voraussetzungen an gemeinsamen Prozessen teilhaben können. Gute Benutzerführung, nachvollziehbare Abläufe und flexible Nutzungsmöglichkeiten leisten dazu einen wichtigen Beitrag.

Je komplexer Organisationsstrukturen werden und je knapper personelle Ressourcen sind, desto wichtiger sind verlässliche und nachvollziehbare Prozesse. Das betrifft nicht nur gesetzliche Anforderungen.

Auch intern muss klar bleiben, wer für einen Vorgang verantwortlich ist, welche Informationen benötigt werden, welche Berechtigungen gelten und wie Entscheidungen zustande gekommen sind.

Die Qualität der zugrunde liegenden Daten ist entscheidend. Wenn mehrere Anwendungen dieselben Informationen verwenden, sollte klar sein, wo die maßgeblichen Daten gepflegt werden.

Ändert sich beispielsweise die organisatorische Zuordnung eines Mitarbeitenden, kann dies Auswirkungen auf Arbeitszeit, Verantwortlichkeiten oder Berechtigungen haben.

Gute digitale Prozesse berücksichtigen solche Veränderungen nachvollziehbar und helfen dabei, organisatorische Risiken zu reduzieren.

Eine erste Standortbestimmung muss nicht mit einem umfangreichen Digitalisierungsprojekt beginnen. Oft helfen bereits fünf Fragen:

1. Welche wichtigen Aufgaben hängen stark vom Wissen einzelner Mitarbeitender ab?

2. Wo entstehen durch unterschiedliche Anwendungen zusätzliche Arbeitsschritte oder doppelte Datenpflege?

3. Welche Prozesse sollten organisationsweit klarer geregelt sein?

4. Wo müssen Einrichtungen bewusst eigene organisatorische Spielräume behalten?

5. Unterstützt die bestehende digitale Arbeitsorganisation Mitarbeitende dabei, ihre Aufgaben auch mit knapperen Ressourcen zuverlässig zu erfüllen?

Die Antworten machen häufig sichtbar, wo der größte Handlungsbedarf besteht.

Nicht jede Organisation muss dafür ihre gesamte Systemlandschaft auf einmal verändern. Sinnvoll ist es, zunächst die Bereiche zu betrachten, die besonders personalintensiv sind, stark von Einzelwissen abhängen oder mehrere Einrichtungen miteinander verbinden.

Für kirchliche und sozialwirtschaftliche Organisationen ist Digitalisierung ein wichtiger Hebel, um auch in Zukunft handlungsfähig und verlässlich aufgestellt zu bleiben.

Sie kann dazu beitragen, Wissen zu sichern, Abläufe nachvollziehbar zu gestalten und gewachsene Strukturen so weiterzuentwickeln, dass sie auch mit knapperen personellen Ressourcen funktionieren. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu automatisieren oder jede Einrichtung identisch zu organisieren. Entscheidend ist, gemeinsame Grundlagen zu schaffen und gleichzeitig die notwendige Flexibilität dezentraler Strukturen zu erhalten.

Digitale Systeme können diese Entwicklung unterstützen. Ausgangspunkt sollte jedoch immer die Frage sein, welche Strukturen und Prozesse eine Organisation benötigt, um ihre Aufgaben auch morgen zuverlässig erfüllen zu können.

Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche wird keine Gewähr für Vollständigkeit, Aktualität oder rechtliche Verbindlichkeit der Inhalte übernommen. Für die rechtliche Bewertung konkreter Einzelfälle sollte stets fachkundiger rechtlicher Rat eingeholt werden.