Digitale Zeitwirtschaft und papierlose HR-Prozesse bei der Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH

Papierlose HR-Prozesse für eine soziale Einrichtung mit Außenstellen

Das Wohlfahrtsunternehmen Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) im Landkreis Göttingen betreibt verschiedene Einrichtungen für Kinder und Jugendliche nach SGB VIII und SGB XII. Die rund 250 Mitarbeitenden sind in unterschiedlichen Bereichen, Außenstellen und mobilen Einsatzgebieten tätig. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an Verwaltung, Personalplanung und Arbeitszeitmanagement.

Um die Personalzeitwirtschaft zu modernisieren und papiergebundene Prozesse zu reduzieren, führte die HEL Anfang 2020 ein digitales Zeitwirtschaftssystem von AIDA ORGA® ein.

Ausgangssituation: Papiergebundene Prozesse mit hohem Aufwand

Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Urlaubsanträge wurden überwiegend papierbasiert verwaltet. Arbeitszeitkonten mussten manuell gepflegt werden. Insbesondere die vielen Außenstellen und mobilen Einsatzorte erzeugten einen erheblichen Aufwand bei der Abstimmung zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR.

Besondere Herausforderungen:

• dezentrale Datenlage ohne zentrale Übersicht
• mobile Einsätze in Ambulanz und Schulbegleitung
• klassische Terminals für mobiles Arbeiten ungeeignet
• Dienstvereinbarungen zuverlässig abbilden
• unterschiedliche Arbeitszeitmodelle berücksichtigen

Anforderungen
Gesucht: eine Lösung, die

• papiergebundene Abläufe vollständig ersetzt
• mobile und dezentrale Erfassung ermöglicht
• stationäre Zeiterfassungsgeräte unterstützt
• alle Arbeitszeitmodelle zuverlässig abbildet
• Führungskräfte mit aktuellen Daten versorgt
• digitale Genehmigungsprozesse bereitstellt
• Lohndaten automatisiert weitergibt
• einfach und barrierefrei bedienbar ist

Praxisnahe Implementierung – reibungsloser Go-Live

Die Einführung erfolgte Anfang 2020. Mitarbeitende erhielten RFID-Schlüsselanhänger zur Zeiterfassung an den AIDA® Terminals T1625. Einführungsschulungen wurden intern durch die Projektverantwortlichen organisiert, was die praxisnahe Vermittlung neuer Abläufe erleichterte.

Für mobile Einsatzbereiche wie Ambulanz und Schulbegleitung wurde zusätzlich die AIDA® App für Buchungen am Smartphone und Tablet eingeführt. Die Daten werden so direkt vor Ort erfasst und an das zentrale System übertragen. Der Go-Live verlief laut Rückmeldungen der Anwender reibungslos. Besonders die Unterstützung durch den AIDA® Support und das strukturierte Einspielen der Daten wurden positiv hervorgehoben.

Workflow Dynamic & VIP-Modul im Einsatz

Mit Workflow Dynamic wurden alle papiergebundenen Genehmigungsabläufe digitalisiert. Urlaubsanträge werden digital eingereicht, geprüft und automatisch weitergeleitet. So werden Überschneidungen bei der Urlaubsplanung frühzeitig sichtbar – ein separater Urlaubsplaner ist nicht mehr nötig.

Das VIP-Modul ergänzt die digitalen Abläufe um automatisierte Klartext-E-Mail-Benachrichtigungen:

Mitarbeitende und Verantwortliche werden automatisch über fehlende Buchungen, Resturlaub oder auffällige Arbeitszeitsalden informiert. Das reduziert die manuelle Nachverfolgung und erhöht die Transparenz im gesamten Betrieb.

Die digitale eAU-Abfrage automatisiert den Abruf bei der gesetzlichen Krankenversicherung und der Weiterverarbeitung von eAU-Daten. Rückmeldungen der Krankenkassen stehen zuverlässig und strukturiert im System bereit und unterstützen eine sichere Entgeltabrechnung mit nachvollziehbarer Dokumentation.

Einfache Bedienung für alle Nutzergruppen

AIDA® unterstützt eine barrierearme Nutzung mit großen Klickbereichen, klar strukturierten Oberflächen und Screenreader. Die flexible Nutzung per physischem Terminal, Web-Terminal und App trägt mobilen Einsatzorten und dezentralen Organisationsstrukturen Rechnung.

Spürbare Entlastung für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende

Für die Personalabteilung

• Deutlich weniger manueller Aufwand
• Automatisierte Lohndatenübergabe an DATEV Lodas
• Papierlose, digitale Genehmigungsworkflows
• Unkomplizierte, digitale Abrechnung der Kurzarbeit
• Geringere Fehleranfälligkeit bei Datenübergabe
• Durchgängige Abfrage der eAU, direkt aus AIDA® heraus

Automatisierte Verarbeitung:

• Jederzeit aktuelle Zeitkonten und Resturlaub
• Schnelle, transparente Urlaubsgenehmigung
• Kein separater Urlaubsplaner mehr notwendig
• Mobile Buchung per App für den Außendienst
• Barrierearme Oberfläche für alle Nutzergruppen

Digitale Personalprozesse mit Struktur, Transparenz und Weitblick Mit der Einführung von AIDA® hat die HEL ihre Zeitwirtschafts- und Verwaltungsprozesse umfassend digitalisiert. Papiergebundene Abläufe wurden durch digitale Workflows ersetzt, die Transparenz im Arbeitsalltag deutlich verbessert.

Gerade in einer Organisation mit Außenstellen, mobilen Einsatzorten und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen zeigt sich der Nutzen integrierter HR- und Zeitwirtschaftslösungen im täglichen Betrieb. Die Erfahrungen der HEL zeigen, dass Mitarbeitende durch die Vereinfachung von Anträgen und automatisierte Workflows entlastet werden und zufriedener sind. Zudem wird die gleichberechtige Teilnahme aller Beteiligten im Unternehmen ermöglicht.

Ergänzend zu den AIDA® Lösungen für Zeitwirtschaft und digitale Personalprozesse ohne Medienbrüche nutzt die HEL auch AIDA Protect® zur digitalen Zutrittssteuerung ihre Gebäude.

Lesen Sie mehr dazu im Anwenderbericht „Digitale Zutritts- und Berechtigungssteuerung bei der HEL: Wie die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) mit AIDA Protect® Schlüsselbunde abgelöst hat und Zutrittsrechte zentral und sicher verwaltet“.