Digitale Zutritts- und Berechtigungssteuerung bei der Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH

Digitale Zutrittssteuerung für Gebäude und Außenstellen

Das Wohlfahrtsunternehmen Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) in Herzberg betreibt mehrere Gebäude und Einrichtungen für Kinder und Jugendliche. Ihre rund 250 Mitarbeitenden sind in unterschiedlichen Bereichen, Außenstellen und mobilen Einsatzgebieten tätig. Um Verwaltungsabläufe weiter zu digitalisieren und zu verschlanken, wurde die bestehende mechanische Schließanlage schrittweise durch eine digitale Zutrittssteuerung ersetzt. Ziel war dabei ein einheitliches System, das zentral administrierbar ist, Berechtigungen flexibel abbildet und für die Mitarbeitenden intuitiv nutzbar bleibt.

Ausgangssituation: Mechanische Schließanlage, hoher Aufwand

Vor Projektstart wurde der Zutritt über eine mechanische Schließanlage organisiert. Die Verwaltung einer Vielzahl von Schlüsseln, verteilt an zahlreiche Mitarbeitende verursachte erheblichen manuellen, administrativen und finanziellen Aufwand. Besonders herausfordernd war die fehlende Transparenz: Es war schwer nachvollziehbar, wer zu welchen Türen bzw. zu welchem Gebäude Zugang hat.

Besondere Herausforderungen:

• hoher Verwaltungsaufwand durch Schlüsselvergabe und -rücklauf sowie Nachverfolgung
• fehlende Nachvollziehbarkeit bei Schlüsselverlust, -weitergabe oder versehentlichem Mitnehmen
• Berücksichtigung von vielen Gebäuden und Türen mit unterschiedlichen Nutzungsprofilen und diversen Personengruppen

Anforderungen
Gesucht: eine Lösung, die

• eine zentrale, digitale Verwaltung der Zutrittsberechtigungen ermöglicht
• Berechtigungen flexibel vergeben und entziehen kann (z.B. bei Verlust oder Austritt)
• benutzerfreundlich und im Alltag intuitiv nutzbar ist
• verschiedene Nutzergruppen oder Profilrechte abbildet
• die Organisation dauerhaft entlastet und Prozesse sicherer sowie transparenter macht

Mehrstufige Implementierung – vom Pilot zur Erweiterung

Die Einführung erfolgte 2023 in einem strukturierten, mehrstufigen Vorgehen. Zum Start wurde AIDA Protect® in die Außentüren des Hauptgebäudes sowie zwei Bürotüren integriert, um die Lösung im Echtbetrieb zu erproben. Nach der erfolgreichen Testphase wurde AIDA Protect® schrittweise auf weitere Gebäude und Türen ausgeweitet.

VORGEHENSWEISE

Planung und Erfassung

• Vor-Ort-Begehungen zur Aufnahme der individuellen Situation
• Identifikation der zu sichernden Türen gemeinsam mit den Verantwortlichen
• Dokumentation der Anforderungen je Tür- und Zutrittssituation direkt aus AIDA® heraus

Umsetzung

• Installation der Komponenten im Hauptgebäude
• Anlage von Nutzerprofilen und Zutrittsbereichen durch die zentrale Stelle bzw. Verwaltung
• Erweiterung auf zusätzliche Gebäude mit unterschiedlichen Nutzungsprofilen

Projektorganisation

• Regeltermine und klare Ansprechpartner auf beiden Seiten
• abgestimmte Schritte für einen strukturierten Projektablauf

Abstimmung, Einbau und Betrieb

Die Vor-Ort-Begehungen zeigten, dass für einzelne Türen bauliche bzw. technische Vorbereitungen notwendig waren. Die Abstimmung mit beteiligten Gewerken (z.B. Elektrik und Türbau) sowie die Umsetzung erfolgten koordiniert und unkompliziert. Besonderheiten wurden im Projektteam gemeinsam gelöst. Nach der Einrichtungsphase läuft das System stabil und Anpassungen sind jederzeit mit wenigen Klicks möglich.

Rundum-Sorglos im Betrieb

Für den laufenden Betrieb besteht eine AIDA Protect® Servicevereinbarung. Sie unterstützt die dauerhafte Einsatzsicherheit, u.a. durch regelmäßige Wartung und technischen Support, damit die Zutrittssteuerung im Alltag zuverlässig verfügbar bleibt.

Spürbare Entlastung und mehr Transparenz in der Zutrittssteuerung

Für die zentrale Stelle/Verwaltung
Weniger Aufwand, mehr Kontrolle

• Deutlich weniger Verwaltungsaufwand durch den Wegfall der Schlüsselorganisation
• Zentrale, transparente Vergabe und Entzug von Berechtigungen
• Schnelles Sperren bei Verlust oder Austritt ohne Schlüsselrücklauf

Für Mitarbeitende/Verantwortliche
Weniger Aufwand, mehr Kontrolle

• Ein Chip statt große Schlüsselbunde
• Intuitive Nutzung und schnelle Zutritte
• Flexibilität bei wechselnden Einsatzorten durch anpassbare Nutzerprofile

Digitale Sicherheitsprozesse mit Struktur, Transparenz und Weitblick

Mit der Einführung von AIDA Protect® als Erweiterung der bereits vorhandenen AIDA® Lösungen für HR- und Zeitwirtschaft hat die HEL auch ihre Sicherheitsprozesse umfassend digitalisiert. Papiergebundene Abläufe wurden durch digitale Workflows ersetzt und die Transparenz im Arbeitsalltag deutlich verbessert. Die digitale Vergabe von Zutrittsberechtigungen vereinfacht den Verwaltungsvorgang enorm und schafft eine transparente Übersicht. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

Gerade in einer Organisation mit Außenstellen und zahlreichen Gebäuden zeigt sich, wie wichtig integrierte Sicherheitslösungen im täglichen Betrieb sind. Die Erfahrungen der HEL verdeutlichen, wie digitale Sicherheitsprozesse den Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehlerquellen minimieren und die Zusammenarbeit langfristig verbessern.

Sie möchten mehr zu den AIDA® Lösungen erfahren, die bei der HEL in den Bereichen HR- und Zeitwirtschaft im Einsatz sind?

Weitere Informationen zum konkreten Anwendungsszenario finden Sie im Anwenderbericht „Digitale Zeitwirtschaft und papierlose HR-Prozesse bei der HEL: Wie die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) mit AIDA® Verwaltungsaufwand reduziert und Transparenz im Arbeitsalltag geschaffen hat“.