Transparente Zeitwirtschaft bei der Evangelischen Landeskirche in Württemberg, einer dezentralen Organisation

Dezentrale Strukturen benötigen verlässliche Personalprozesse

Bei der Evangelischen Landeskirche in Württemberg gibt es mehr als 1.000 Mitarbeitende an zahlreichen Standorten und Organisationseinheiten, die AIDA® nutzen. Unterschiedliche Aufgabenbereiche, regionale Strukturen und vielfältige Beschäftigungsverhältnisse stellen hohe Anforderungen an die Organisation von Arbeitszeit und Abwesenheiten.

Vor der Einführung von AIDA® waren die Abläufe der Bereiche unterschiedlich organisiert. Arbeitszeiten wurden unter anderem über Microsoft Excel erfasst, Fehlzeiten über diverse digitale und manuelle Wege bearbeitet. Mit der Neueinführung von AIDA® sollten diese Prozesse transparenter, nachvollziehbarer und für Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalreferat einfacher handhabbar werden.

Ausgangssituation: Unterschiedliche Erfassung von Arbeits- & Abwesenheitszeiten

Arbeitszeit und Abwesenheiten wurden je nach Organisationseinheit über verschiedene Verfahren verarbeitet. Excel-Tabellen, Papier, E-Mails, DMS, bestehende Software und selbst entwickelte Workflows führten zu einer heterogenen Prozesslandschaft. Für das Personalreferat entstanden so manuelle Übertragungen, unterschiedliche Informationsstände und hohe Aufwände für Abstimmung und Korrektur.

Bisherige Abläufe:

• Arbeitszeiterfassung über Excel
• Teilweise Papierabläufe: Ausdruck, Unterschrift und Ablage
• Unterschiedliche Prozesse für Urlaub und weitere Abwesenheiten
• Manuelle Übertragung in die Personalverwaltungssoftware
• Dezentrale Organisation nach Bereich und Standort

Anforderungen
Gesucht: eine Lösung, die

• Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten transparent abbildet
• unterschiedliche Prozesse stärker vereinheitlicht
• gesetzliche und kirchliche Regelungen berücksichtigt
• Mitarbeitervertretung und Datenschutzanforderungen einbezieht
• Mitarbeitende zu mehr Eigenständigkeit befähigt
• Führungskräften tagesaktuelle Übersichten ermöglicht
• das Personalreferat von manuellen Tätigkeiten entlastet
• stufenweise eingeführt werden kann
• einfach und intuitiv bedienbar ist, um Inklusion und die Beteiligung aller Mitarbeitenden zu ermöglichen

Digitalisierung beginnt mit klaren Prozessen

Die Einführung von AIDA® war mehr als ein Wechsel der Zeiterfassung. Im Vorfeld wurden bestehende Abläufe geprüft und zentrale Rahmenbedingungen neu abgestimmt. Dazu gehörten Genehmigungswege für Urlaub, Pausenregelungen, der Umgang mit Dienstgängen sowie die Aufgabenverteilung zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und dem Personalreferat. Zeitgleich wurde die notwendige IT-Infrastruktur geschaffen und eine auf digitale Zeiterfassung angepasste Dienstvereinbarung, basierend auf der Kirchlichen Anstellungsverordnung (KAO), beschlossen.

Nach Installation und Basisschulungen folgte eine mehrmonatige Testphase. So erfolgte der Rollout Schritt für Schritt und wurde durch digitale Einführungsveranstaltungen, Sprechstunden und die intensive Begleitung durch Key User unterstützt. Für die Regionalverwaltungen kamen Kick-offs und Power-User-Schulungen hinzu. Durch die enge Abstimmung zwischen den Fachbereichen wurde der Zeitplan eingehalten und der Go-Live verlief reibungslos.

Vom Rückblick zum tagesaktuellen Überblick

Arbeitszeiten werden heute nicht mehr erst am Monatsende zusammengetragen und weitergegeben. Die Zeitkonten stehen durch die Online-Erfassung und sofortige Verarbeitung von Kommen- und Gehenbuchungen, sowie Abwesenheiten tagesaktuell zur Verfügung. Mitarbeitende können ihre Buchungen zeitnah prüfen und Korrekturen innerhalb der vorgesehenen Frist selbst vornehmen. Abweichungen werden dadurch früher sichtbar und lassen sich direkt bearbeiten.

Auch für Führungskräfte verändert sich der Blick auf die Arbeitszeit. Aktuelle Ansichten zu Überstunden sind jederzeit einsehbar, sodass bei Bedarf früher reagiert werden kann. Fehlzeiten befinden sich gebündelt im System und der Gruppenkalender unterstützt die Urlaubsplanung. Statt Informationen nachträglich zusammenzuführen, entsteht damit bereits während des laufenden Monats ein aktueller Überblick.

Weniger nacharbeiten, weniger nachfragen

Für das Personalreferat reduziert sich vor allem die manuelle Bearbeitung. Urlaubsinformationen müssen nicht mehr auf den bisherigen Wegen übertragen werden, Mitarbeitende können definierte Korrekturen selbst vornehmen und Rückfragen nehmen spürbar ab. Der Fehlzeitenexport an Kidicap.Absenz unterstützt zusätzlich die Weiterverarbeitung der erfassten Abwesenheitsdaten.

Viele Aufgaben, die zuvor am Monatsende geprüft, ergänzt oder nachverfolgt werden mussten, werden bereits im laufenden Prozess erledigt.

Vom Reagieren zum frühzeitigen Handeln

Für Personalreferat & Führungskräfte:

• Abweichungen erkennen, bevor sie sich bis zum Monatsende summieren
• Überstunden frühzeitig sehen und rechtzeitig gegensteuern
• Weniger Rückfragen und nachträgliche Klärungen
• Korrekturen bereits im laufenden Monat bearbeiten
• Verlässlichere Daten durch weniger manuelle Übertragungen
• Fehlzeiten und Abwesenheiten zentral im Blick
• Urlaubs- und Kapazitätsplanung auf aktueller Datenbasis
• Mehr Freiraum für Führung und Personalarbeit

Für Mitarbeitende:

• Jederzeit wissen, wie das eigene Arbeitszeitkonto steht
• Einfache und intuitive Bedienung
• Keine geballten Korrekturen mehr zum Monatsende
• Anträge unkompliziert im System stellen
• Schnellere Bearbeitung und Genehmigung von Anträgen
• Weniger Abstimmung mit Führungskraft oder Personalreferat
• Urlaub, Fehlzeiten und Arbeitszeiten an einem Ort
• Eigene Abwesenheiten und die Planung im Team besser überblicken

Mit AIDA® hat die Evangelische Landeskirche in Württemberg ihre Zeitwirtschaft so aufgestellt, dass sie auch unter veränderten personellen und finanziellen Rahmenbedingungen verlässlich funktioniert. Einheitliche digitale Abläufe reduzieren administrativen Aufwand, schaffen mehr Sicherheit in der täglichen Arbeit und helfen dabei, vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen.

Dabei steht nicht allein die Technik im Mittelpunkt. Entscheidend sind die Menschen, die mit ihr arbeiten und die ihre fachliche Erfahrung in die tägliche Verwaltungsarbeit einbringen. Gerade wenn langjährige Mitarbeitende ausscheiden und Stellen nicht immer unmittelbar nachbesetzt werden können, gewinnt eine Lösung an Bedeutung, die Wissen absichert, Abläufe nachvollziehbarer macht und Mitarbeitende im Alltag spürbar unterstützt.

So trägt AIDA® dazu bei, Fachlichkeit zu erhalten und gleichzeitig Routineaufgaben zu vereinfachen. Mitarbeitende werden von vermeidbarer Administration entlastet und können ihre Erfahrung dort einsetzen, wo sie besonders gebraucht wird. Für die Evangelische Landeskirche Württemberg entsteht damit eine verlässliche Grundlage, um ihre Verwaltung auch mit begrenzteren Ressourcen handlungsfähig und wirtschaftlich weiterzuentwickeln.