Wenn sich im HR-Management etwas verändert
Ein neuer Mitarbeiter beginnt im Unternehmen. Ein Kollege übernimmt eine andere Aufgabe. Eine Führungskraft wechselt den Verantwortungsbereich oder ein Mitarbeiter verlässt den Betrieb.
Für das HR-Management sind das ganz alltägliche Veränderungen. Mitarbeiterdaten werden angelegt oder aktualisiert, Stellen angepasst, Arbeitszeitregelungen hinterlegt und organisatorische Zuordnungen verändert.
Gerade in KMUs gibt es dafür nicht immer eine eigene Personalabteilung. HR-Aufgaben liegen häufig bei einzelnen Verantwortlichen, der kaufmännischen Leitung oder direkt bei der Geschäftsführung.
Viele dieser Informationen werden auch außerhalb des eigentlichen HR-Bereichs und in anderen Fachbereichen des Unternehmens benötigt.
Ein anderer Standort kann Auswirkungen auf die Zeiterfassung haben. Eine neue Stelle oder Aufgabe kann andere Zugriffsrechte erfordern. Ein Wechsel des Verantwortungsbereichs kann neue Zutrittsberechtigungen notwendig machen. Beim Austritt müssen Zugänge und Berechtigungen wieder entzogen werden.
Damit stellt sich die Frage: Was passiert mit einer organisatorischen Veränderung, nachdem sie im HR-Management erfasst wurde?
Eintritt: Mitarbeitende organisatorisch richtig abbilden
Mit dem Eintritt werden Mitarbeitende erstmals im Unternehmen organisatorisch abgebildet.
Dazu können gehören:
Organisationseinheit
Stelle und Funktion, damit verbunden sind Verantwortlichkeiten
persönliche Stammdaten
Standort
Arbeitszeitregelungen
Einrichtung der Zeiterfassung
relevante Dokumente und Unterlagen
Benötigte Daten können außerdem über Schnittstellen an weitere Systeme übergeben werden, beispielsweise an eine Entgeltabrechnung.
So entsteht die organisatorische Grundlage für den weiteren Arbeitsalltag.
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Dieselben Informationen können an mehreren Stellen benötigt werden
Mit der Anlage eines Mitarbeitenden im System ist die Organisation jedoch nicht abgeschlossen.
Je nach Tätigkeit benötigt die Person beispielsweise einen IT-Zugang, Zugriff auf bestimmte Informationen oder Zutritt zu einem Gebäude und ausgewählten Bereichen.
Solche Aufgaben werden häufig von unterschiedlichen Personen übernommen.
Eine Person kümmert sich um die Mitarbeiterdaten, eine andere um die Zeiterfassung, IT-Zugänge werden separat eingerichtet und Zutrittsberechtigungen an anderer Stelle vergeben.
Das kann gut funktionieren, solange die notwendigen Informationen vollständig und immer aktuell weitergegeben werden.
Wenn HR-Informationen auch für die Sicherheit relevant werden
Wie eng HR-Management und Sicherheit zusammenhängen, zeigt sich vor allem bei Veränderungen während der Beschäftigung.
Eine Mitarbeiterin übernimmt eine Führungsfunktion.
Sie wechselt die Abteilung.
Ihr Arbeitsplatz befindet sich künftig an einem anderen Standort.
Sie übernimmt zusätzliche Verantwortung oder gibt bisherige Aufgaben ab.
Im HR-Management verändert sich beispielsweise eine Stelle oder organisatorische Zuordnung. Für andere Bereiche kann diese Veränderung ebenfalls relevant sein.
Ein neuer Verantwortungsbereich kann zusätzliche Zugriffsrechte erforderlich machen.
Ein Standortwechsel kann andere Zutrittsberechtigungen notwendig machen.
Gleichzeitig können bisherige Rechte ihren Zweck verlieren.
Neue Rechte sind nur die eine Seite
Bei einem Stellenwechsel liegt der Blick häufig zuerst darauf, was Mitarbeitende künftig zusätzlich benötigen.
Ebenso wichtig ist die Frage:
Welche bisherigen Berechtigungen werden nicht mehr benötigt?
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik betrachtet Vergabe, Änderung und Entzug von Berechtigungen als zusammenhängende Aufgaben des Identitäts- und Berechtigungsmanagements. Berechtigungen sollten sich am tatsächlichen Bedarf orientieren. Damit wird der Stellenwechsel zu einem wichtigen Bindeglied zwischen HR-Management und Sicherheit.
Eine Stelle bestimmt nicht automatisch jede Berechtigung
Organisatorische Zuordnung und technische Berechtigungen sind zwei unterschiedliche Dinge. Neben Stelle und Funktion können beispielsweise Standort, konkrete Aufgabe, Verantwortungsbereich oder zeitlich begrenzte Anforderungen eine Rolle spielen.
Eine starre Zuordnung greift deshalb zu kurz. Wenn sich die organisatorische Situation eines Mitarbeitenden verändert, sollte geprüft werden, welche Auswirkungen dies auf seine Zugänge und Berechtigungen hat.
Austritt: Wenn Zugänge und Berechtigungen enden müssen
Beim Austritt eines Mitarbeitenden wird dieser Zusammenhang besonders deutlich. Der Austritt wird im HR-Management erfasst. Gleichzeitig können verschiedene Zugänge ihre Grundlage verlieren.
Dazu können beispielsweise gehören:
Zutrittsberechtigungen zu Gebäuden und Bereichen
Zugänge zu Anwendungen
Zugriffe auf Dateien und Informationen
administrative Rechte
externe Plattformen
projektbezogene Berechtigungen
Berechtigungen sollten nicht zu früh entzogen werden und die Arbeit behindern. Sie sollten aber auch nicht unbeabsichtigt über das Ende der Beschäftigung hinaus bestehen bleiben. Die relevante Information muss deshalb rechtzeitig bei den Verantwortlichen und im System berücksichtigt werden.
Warum HR-Informationen nicht an Systemgrenzen enden sollten
Unternehmen arbeiten heute oftmals mit unterschiedlichen Anwendungen für unterschiedliche Aufgaben. HR-Management, Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung, Entgeltabrechnung, IT und Sicherheit stellen jeweils eigene Anforderungen an Daten und Funktionen.
Aufwendig wird es, wenn dieselbe organisatorische Veränderung an mehreren Stellen unabhängig voneinander weitergegeben oder erneut eingetragen werden muss.
Jede Veränderung bei einem Mitarbeitenden muss im HR-Management dokumentiert werden. Anschließend muss jemand daran denken, weitere Beteiligte zu informieren. IT-Zugänge werden angepasst. Zutrittsberechtigungen werden separat geändert. Andere Anwendungen müssen möglicherweise ebenfalls aktualisiert werden. Jeder einzelne Schritt für sich kann funktionieren.
Die entscheidende Frage lautet: Wie zuverlässig funktioniert der Zusammenhang zwischen diesen Schritten?
Manuelle Übergaben verdienen besondere Aufmerksamkeit
E-Mails, Tabellen, Formulare oder persönliche Absprachen gehören in jedem Unternehmen zum Alltag. Gleichzeitig zeigen sie, an welchen Stellen Informationen zwischen verschiedenen Verantwortlichen und Systemen wechseln.
Kritisch wird es, wenn eine notwendige Anpassung davon abhängt, dass jemand daran denkt, weitere Fachbereiche oder Personen darüber zu informieren.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl, mehreren Standorten oder zusätzlichen Anwendungen fällt der einfache Überblick zunehmend schwerer. Zusätzlicher Abstimmungsaufwand kostet wertvolle Zeit und birgt ein hohes Fehlerrisiko.
Systemintegration verbindet HR-Management und Sicherheit
Systemintegration wird häufig zuerst als technische Frage verstanden. Doch bevor eine Schnittstelle eingerichtet wird, müssen andere Fragen beantwortet sein.
Welche Information entsteht wo?
Wer ist für ihre Pflege verantwortlich?
Welche weiteren Systeme benötigen sie?
Was soll geschehen, wenn sich die Information verändert?
Ein Fachbeitrag von PROTECTOR greift einen ähnlichen Ansatz auf. Ganzheitlichkeit bedeutet demnach nicht zwangsläufig, alle Aufgaben mit einer einzigen Lösung abzubilden. Zuerst wird der Zusammenhang betrachtet. Danach lässt sich entscheiden, welche Systeme beteiligt sind und wo Schnittstellen sinnvoll sind.
Die richtige Information am richtigen Ort
Nicht jedes System benötigt sämtliche Mitarbeiterdaten. Ein System zur Zeiterfassung benötigt andere Informationen als eine Lösung zur Zutrittssteuerung.
Eine Entgeltabrechnung benötigt wiederum andere Daten. Systemintegration bedeutet deshalb nicht, alle Informationen überall verfügbar zu machen.
Es geht darum, dass die jeweils notwendigen Informationen zuverlässig und kontrolliert dort zur Verfügung stehen, wo sie für eine Aufgabe benötigt werden.
Veränderungen sind der eigentliche Prüfstein
Besonders interessant ist nicht nur die erstmalige Anlage eines Mitarbeitenden. Entscheidend ist, was danach passiert. Eine neue Stelle, ein Standortwechsel oder ein Austritt können mehrere Bereiche gleichzeitig betreffen.
Genau an diesen Situationen zeigt sich, wie gut HR-Management und angrenzende Systeme tatsächlich zusammenspielen.
Eine Software muss nicht alles können
Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen häufig bereits über Anwendungen, die bestimmte Aufgaben zuverlässig erfüllen. Eine integrierte Systemlandschaft muss deshalb nicht bedeuten, alle vorhandenen Systeme durch eine einzige Software zu ersetzen.
Schnittstellen können unterstützen, relevante Informationen gezielt bereitzustellen und Mehrfachpflege zu reduzieren. Die Voraussetzung dafür ist jedoch eine klare organisatorische Grundlage.
Ein modernes HR-Management kann dabei eine wichtige Rolle übernehmen, weil dort zentrale Informationen über Mitarbeitende, Stellen, Arbeitszeiten und organisatorische Veränderungen zusammenlaufen.
Sicherheit bleibt ein eigener Aufgabenbereich. Für Zutrittssteuerung und Berechtigungen bilden HR-Informationen jedoch eine wichtige Grundlage.
Vier Fragen für HR-Verantwortliche und Geschäftsführer
Schon wenige Fragen zeigen, wie gut HR-Management und angrenzende Systeme verbunden sind.
1. Was passiert bei einer organisatorischen Veränderung?
Wer erfährt von Eintritt, Wechsel oder Austritt und welche weiteren Stellen oder Systeme müssen darauf reagieren?
2. Werden Berechtigungen bei Veränderungen überprüft?
Werden beispielsweise bei einer Beförderung nur zusätzliche Rechte vergeben oder auch bisherige Zugänge und Berechtigungen hinterfragt?
3. Welche Informationen werden mehrfach gepflegt?
Müssen Mitarbeiterdaten oder organisatorische Zuordnungen in mehreren Anwendungen separat aktualisiert werden?
4. Wo hängt der Informationsfluss von einzelnen Personen ab?
Welche Änderungen werden über E-Mail, Tabellen oder persönliche Absprachen weitergegeben und was passiert, wenn eine notwendige Information einmal nicht weitergeleitet wird?
Die Antworten machen sichtbar, wo Informationen mehrfach gepflegt werden, Übergaben von einzelnen Personen abhängen oder Systemgrenzen im Alltag spürbar werden.
Fazit: HR-Management und Sicherheit im Zusammenhang betrachten
Vom Eintritt bis zum Austritt, und jede Veränderung dazwischen, gehört zum alltäglichen HR-Management. Gleichzeitig können dieselben Veränderungen Auswirkungen auf Zeiterfassung, IT-Zugänge, Zutrittsberechtigungen und weitere Systeme haben.
Gerade für KMUs lohnt es sich deshalb, HR-Informationen nicht isoliert zu betrachten.
Dabei geht es nicht darum, sämtliche Aufgaben in einer einzigen Software abzubilden. Entscheidend ist, dass relevante Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Zukunftsgerichtetes HR-Management schafft damit nicht nur Struktur für die Personalarbeit. Es kann auch eine wichtige Grundlage dafür bilden, angrenzende Bereiche wie Zeiterfassung, Zutrittssteuerung und Sicherheit sinnvoll in die Unternehmensorganisation einzubinden.
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Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche, technische oder organisatorische Beratung. Eine Gewähr für Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden.
